Lav en kommunikationsstrategi

Lav en kommunikationsstrategi

Det er ikke altid lige nemt at få formuleret sine budskaber, så de har den ønskede effekt hos modtageren. Derfor har vi udarbejdet denne lille guide til at hjælpe dig med at kommunikere skarpt.

At kommunikere de rette budskaber til den rette målgruppe er ikke altid lige nemt. I visse situationer er der nemlig flere forskellige interessenter, som ikke nødvendigvis skal kommunikeres til på samme måde.

Uanset om dit budskab er positivt eller negativt vil dine målgrupper blive påvirket af budskabet på forskellige vis, og de skal derfor også mødes med forskellig kommunikationsstrategi.

F.eks. vil fyringer i virksomheden kræve forskellige kommunikationsindsatser alt efter om de fortæller budskabet til investorer, medarbejdere eller den ramte afdeling.

Men hvordan ved man, hvad man skal kommunikere og til hvem?

Start med at definere målet med din kommunikation

For at du kan kommunikere overbevisende og sikre den rette effekt, er det en god ide at udarbejde specifikke mål for, hvordan de forskellige målgrupper skal påvirkes af din kommunikation.

Du kan med fordel tage udgangspunkt i hoved/hjerte/ben-modellen, som kan hjælpe dig til at identificere hvad dit primære mål med kommunikationen er.

Ud fra modellen skal du beslutte, hvad den enkelte målgruppe skal tænke, føle og gøre, når du er færdig med at levere dit budskab.

  • Hoved (information)
    Identificer hvad intentionen med dit budskab er, og hvilke tanker det skal udløse hos målgruppen. Hvad skal målgruppen vide, hvad er dit centrale budskab?
  • Hjerte (følelse)
    Hvilke følelser vil du gerne udløse hos målgruppen med dit budskab? Kommunikerer du noget positivt, negativt eller neutralt, og hvordan skal målgruppen forholde sig til dit budskab?
  • Ben (Ageren)
    Kræver budskabet, at nogle målgrupper foretager en konkret handling eller er det blot information? Kræver dit budskab en omstilling i målgruppens daglige ageren?

Udarbejd en kommunikationsstrategi

Efter du har identificeret budskabets målgruppe og udarbejdet specifikke mål, er det en god ide at bruge Kommunikationstrappen til at udvælge den rette kommunikationsform og kanal til dit budskab.

Skal målgruppen blot informeres, vil det typisk være nok med nyhedsbreve, mails, intranet eller pressemeddelelser, mens det kræver væsentligt mere tid og ressourcer samt 1-1 samtaler og workshops, hvis man vil have folk til decideret at ændre adfærd.

Et eksempel på at bruge de to værktøjer

Lad os sige, at du skal kommunikere virksomhedens nye strategi både internt og eksternt. Strategien indeholder to væsentlige budskaber:

  1. At I vil skabe ny vækst ved at gå internationalt ud på nye markeder
  2. At I vil effektivisere dele af forretningen for at stå skarpere i forhold til konkurrenterne

Ved at bruge hoved/hjerte/ben-modellen identificerer I følgende fem målgrupper og mål:

  • Presse: Skal informeres om strategien, så de kender virksomhedens planer
  • Investorer: Skal forstå strategien, og have lyst til efterfølgende at investere i virksomheden.
  • Medarbejdere generelt: Skal føle at det er den rigtige retning for virksomheden, og have lyst til at være med på rejsen
  • Salgsafdeling: Skal tilpasse salgs, kommunikation og processer i forhold til de nye KPI’er og salgsmål
  • Berørte afdelinger: De afdelinger, der bliver berørt af fyringer, skal forstå beslutningen og med en ny trimmet organisation agere anderledes end tidligere.

Ved at bruge Kommunikationstrappen beslutter vi, at journalisterne skal informeres via en pressemeddelelse, hvor vi skriver om de mest centrale budskaber i strategien. Disse informationer skal også findes på hjemmesiden.

Investorerne ligger lidt højere på trappen, og skal derfor have lidt mere udførlig information om strategien – specielt hvad angår nøgletal og beskrivelse af markedsscenarier. Der skal derfor udarbejdes særlig investorinformation, en præsentation samt afholdes investormøder med de centrale spillere. Investorinformationen og præsentationen skal også findes på hjemmesiden på både dansk og engelsk.

Medarbejderne skal samlet informeres via townhall meetings, hvor der skal være tid til spørgsmål og diskussion, da alle kommer til at mærke en forandring i forhold til fokus og for nogle også KPI’er og arbejdsprocesser. Dette skal også følges op af flere intranetartikel samt gennemgås på afdelingsmøder, så man sikrer, at alle forstår beslutningen, har en følelse af, at det er det rigtige, vi gør – og at de vil være med på den kommende rejse.

I forhold til de berørte medarbejdere i salgsafdelingen og i de afdelinger, hvor der vil være fyringer, skal der udarbejdes særlige kommunikationspakker, sættes 1-1 møder op og følges løbende op via især afdelingscheferne.

På den måde får du med to enkle værktøjer hurtigt sat en differentieret kommunikationsplan i værk, som er tilpasset de enkelte målgrupper.

Hvis du vil vide mere

Har du brug for yderligere kommunikationsværktøjer og hjælp, er du velkommen til at besøge vores selvhjælpsunivers ”Styrk din kommunikation” på hjemmesiden.

Du er også altid velkommen til at deltage i vores events og workshops om kommunikation, som vi løbende afholder rundt om i landet.