Få styr på Persondataforordningen

Få et hurtigt overblik over, hvad der skal til for at overholde Persondataforordningen (GDPR).

Få et hurtigt overblik over, hvad der skal til for at overholde Persondataforordningen (GDPR).

Her kan få vejledning og hjælp, så du får styr på Persondataforordningen (GDPR).

I 2018 trådte EUs nye persondataforordning i kraft. Den nye GDPR-lov introducerer en række forpligtelser i forbindelse med indsamling og behandling af personoplysninger.

Mange af disse forpligtelser kræver, at virksomheden indfører nye interne procedurer.

Online hjælp til Persondataforordningen

IT-Branchen har sammen med advokat Tue Goldschmeiding, Gorrissen Federspiel, lavet nedenstående guide.

Her kan du få overblikket over, hvad i Persondataforordningen (GDPR) din virksomhed skal have styr på.

Offline? Download IT-Branchens guide til persondataforordningen (GDPR)(Printvenlig udgave)

Generelt om persondatapolitik

I takt med at kunderne bliver mere opmærksomme på reglerne om persondatabeskyttelse, vil du udover en databehandleraftale også opleve efterspørgsel på, hvad din virksomheds persondatapolitik er.

Erhvervsstyrelsen har lavet en online guide, hvor du besvarer spørgsmål og på den baggrund får autogenereret en persondatapolitik, du kan lægge på hjemmeside og vise til kunder mm.

Læs mere på https://privacykompasset.erhvervsstyrelsen.dk/, hvor du udover testen kan hente inspiration til, hvor simpelt en politik kan kommunikeres https://privacykompasset.erhvervsstyrelsen.dk/udvidet-privatlivspolitik-til-inspiration.


1. Dataansvarlig eller databehandler

I persondatalovens § 3, nr. 4, defineres “den dataansvarlige” som den der afgør, til hvilket formål og hvordan der må foretages behandling af oplysninger.

Det kan f.eks. være en myndighed, der er blevet pålagt at behandle personoplysninger eller en arbejdsgiver, der behandler personoplysninger om sine ansatte og sine kunder.

I persondatalovens § 3, nr. 5, defineres en ”databehandler”, som den der behandler oplysninger på den dataansvarliges vegne. Databehandleren behandler aldrig personoplysninger til egne formål og må kun bruge de oplysninger, som er aftalt med den dataansvarlige.

I praksis kan en databehandler f.eks. være en virksomhed, der varetager en anden virksomhed IT-systemer. Det kan også være en udbyder af et webhotel eller et inkassobureau.

Forordningen fastsætter at en databehandler kan blive ansvarlige for flere områder end tidligere.

Databehandleren er nu også ansvarlige for, at:

  • Man ikke behandler data på andre måder, end det man har aftalt med den dataansvarlige
  • Udarbejde reporter over behandlingsaktiviteterne
  • Implementere passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
  • Informere den dataansvarlige ved databrud – og uden unødigt ophold
  • Udpege en DPO hvis det er påkrævet
  • Overholde reglerne for overførsel af data til lande uden for EU

Det har den konsekvens at også en databehandler kan ifalde bødeansvar efter de nye bøderegler.

Hvis du vil vide mere, har vi skrevet en artikel om det at være dataansvarlig og/eller databehandler.


2. Placering af data

Der må overføres data til lande uden for EU og EØS (3. parts lande) når modtagerlandet sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau. Forordningen åbner op for, at også sektorer og internationale organisationer kan sikre et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, og at man derfor også kan overfører data dertil.

Derudover kan der overføres til tredjelande, når virksomheder anvender kommissionens standardklausuler, Binding Corporate Rules godkendt af Datatilsynet, eller at en af de specifikke situationer, der er nævnt i forordningen, herunder samtykke, finder anvendelse.

Forordninger har i forhold til tidligere lovgivning tilføjet et nyt hjemmelsgrundlag. Det betyder, at man kan overføre data til tredjelande, når overførslen er nødvendigt for den dataansvarliges legitime formål, og dennes interesse ikke overstiger den registrerede persons interesse.

Du kan læse mere om kravene til dette i vores artikel om overførsel af data til tredjelande.


3. Data Protection Officer (DPO)

Med GDPR-loven bliver det et krav for dataansvarlige og databehandlere at udpege en Data Protection Officer (DPO), hvis virksomheden har omfattende og systematisk overvågning af personer.

Du skal også have en DPO, hvis virksomhedens hovedaktivitet beror på en omfattende behandling af følsomme personoplysninger. Det stårunder forordningens artikel 9, eller oplysninger om strafferetlige forhold, som fastsat under forordningens artikel 9a.

Du overholder kravene til en DPO, hvis:

  • Du har ansat en DPO, som enten er fast medarbejder eller er en ekstern konsulent. Er DPO’en en fast medarbejder, må denne gerne udføre andre opgaver i virksomheden – så længe disse andre opgaver ikke resulterer i interessekonflikter i forhold til stillingen som DPO
  • Din DPO sikrer, at virksomheden lever op til reglerne og procedurerne for den nye persondataforordning. Derfor skal virksomheden sikre, at DPO’en er involveret i alle situationer vedrørende beskyttelse af persondata. Virksomheden skal også sikre, at DPO’en har de nødvendige ressourcer og adgange til persondataoplysninger for at kunne udføre sine opgaver
  • Virksomheden sikrer at DPO’en ikke modtager instruktioner om, hvordan opgaverne skal udføres. DPO’en kan ikke blive fyret eller straffet for at uføre sine opgaver og skal rapportere til virksomhedens øverste ledelse
  • DPO’en kan udføre sine opgaver fortroligt
  • DPO’en informerer og rådgiver virksomheden om forpligtelserne i henhold til forordningen. Dette inkluderer også rådgivning om konsekvensanalyser fastsat i forordningens artikel 33
  • DPO’en samarbejder med den lokale databeskyttelsesmyndighed (i Danmark Datatilsynet) og fungerer som kontaktperson for Datatilsynet vedrørende behandling af persondata.

DPO’en skal desuden fungere som kontaktperson for personer, som har behov for at udøver deres rettigheder under forordningen eksempelvis at indsigt eller rette data.

Du kan læse mere om kravene til en databeskyttelsesansvarlig i vores artikel Hvornår skal man have en DPO?


4. Samtykkekrav

På nuværende tidspunkt skal et samtykke til behandling af ens personoplysninger være frivilligt, specifikt og informeret.

Det betyder, at et samtykke skal være udtrykkeligt og dermed ikke kan være stiltiende eller underforstået.

Det betyder også, at den virksomhed, der indsamler persondata, skal oplyse om, hvilke typer af persondata der indsamles, hvem der kan foretage behandling af disse data og til hvilket formål.

Hvis eksempelvis et HR- eller lønprogram indsamler og systematiserer følsomme personoplysninger, skal der inden denne indsamling erhverves et frivilligt, specifikt og informeret samtykke fra de personer, hvis persondata der indsamles.

Som virksomhed skal man tydeligt informere om, hvilke informationer man indsamler (f.eks. personens navn, adresse, etc.), hvem der bruger disse data (f.eks. kun virksomheden selv), og hvad de skal bruges til (f.eks. udbetaling af løn).

Hvis et af de forhold som samtykket bygger på, eksempelvis formålet eller typen af behandling, ændres, skal der indhentes et nyt samtykke.

Man skal altså sørge for, at brugerne giver et nyt samtykke, hver gang der opdateres noget på hjemmesiden eller i et bestemt software, som gør, at databrugen ændres, og at din hjemmeside eller software der opsamler persondata, ikke kan bruges, før der er tilknyttet et opdateret samtykke fra den enkelte bruger.

Forordningen fastsætter yderligere krav til, hvad der udgør et samtykke i forbindelse med behandling af persondata.

Den dataansvarlige skal kunne dokumentere, at et samtykke er givet specifikt til at behandle personoplysninger.

Samtykket skal derudover kunne adskilles fra andre vilkår. Det er f.eks. ikke længere gyldigt, at skrive samtykket ind under generelle brugervilkår.

Forespørgslen på et samtykke skal desuden være forståelig, være i en nem tilgængelig form og anvende klart og tydeligt sprog.

Det kunne eksempelvis foregå ved, at en bruger af at program krydser af i et felt, der er ledsaget af en beskrivelse af behandlingen, og af de persondata der indsamles. Desuden skal det stå specifikt informeret, hvis man behandler følsomme oplysninger.

Børn under 16 år kan fremover ikke give samtykke til behandling af persondata. Er du f.eks. en virksomhed, som laver app’s til børn, skal du derfor være opmærksom på, at det skal stå tydeligt i samtykket, at det skal være en forældre eller værge, som giver samtykket.

Som virksomhed betyder det for dig, at:

  • Et samtykke skal indhentes forud for enhver type behandling (herunder indsamling), ligesom det skal være frivilligt, specifikt og informeret samtykke
  • Der skal indhentes et nyt samtykke, hvis behandlingen eller formålet ændres
  • En forespørgsel på samtykke skal være adskilt fra andre typer af vilkår – og det skal være klart og tydeligt beskrevet og i let tilgængelig form
  • Hvis du behandler børns persondata, skal du indhente samtykke fra forældre eller værge

Vi har skrevet en lidt længere artikel om samtykkeerklæring, hvis du vil vide mere.


5. Oplysningsforpligtelse

Ved indsamling af persondata er der en forpligtelse til at oplyse den registrerede person om grunden til dataindsamlingen

Herunder om:

  • Formålet med indsamlingen
  • Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
  • Modtagere eller kategorier af modtagere af oplysningerne
  • Den registreredes rettigheder til at rette og slette data
  • Hjemmelsgrundlaget for behandlingen
  • Rettigheder til at trække samtykke tilbage og
  • Muligheder for at klage til den nationale datebeskyttelsesmyndighed (Datatilsynet)

Husk at forordningen indfører et krav om, at virksomheder skal oplyse om det specifikke hjemmelsgrundlag som virksomheden har baseret indsamlingen og behandlingen af persondata på.


6. Dataportabilitet

Forordningen fastsætter en række rettigheder for den registrerede person, herunder en ret til dataportabilitet.

Dataportabilitet betyder, at personer fremover har ret til at kræve de persondata, som en virksomhed har om personen, udleveret eller overført til en anden dataansvarlig.

Dog stilles der krav om, at persondata beror på samtykke eller nødvendigheden for gennemførelse af en kontrakt, og at behandlingen foregår med automatiske midler f.eks. hvis man gerne vil have overført sin data fra Facebook til Google+.

Den registrerede kan anmode om, at persondata overføres direkte fra den ene dataansvarlige til den anden dataansvarlige, hvor det er teknisk muligt.

Et tænkt eksempel herpå kunne være at en virksomhed, der sælger kontaktlinser, har indsamlet oplysninger om en kundes navn, adresse, styrke på kontaktlinser og hvor ofte der skal sendes nye kontaktlinser til vedkommende.

En kunde, som ønsker at skifte leverandør af kontaktlinser, kan så anmode om at disse oplysninger overføres til den nye leverandør af kontaktlinser.

I praksis vil denne bestemmelse dog have størst betydning i forhold til sociale medier, hvis formål er at behandle personoplysninger.

Som virksomhed skal du være forberedt på:

  • At personer har krav på at få udleveret eller flyttet alle persondata, som din virksomhed besidder om den pågældende person
  • At såfremt formålet med din virksomhed er at behandle persondata, såsom at drive et socialt medie, skal dine systemer kunne håndtere udlevering af personoplysninger
  • At du skal kunne udlevere personoplysninger i et struktureret og almindelig anvendt maskinlæsbart format

Hvis du vil vide mere om kravene dataportabilitet, så har vi skrevet en artikel omkring dette.


7. Right to be forgotten

Forordningen fastsætter en ret for de registrerede til at blive ”glemt”.

Registrerede personer har en ret til at blive glemt, hvis:

  • Det ikke er nødvendigt at behandle persondata, for at kunne forfølge formålet
  • Den registrerede trækker sit samtykke tilbage, og der ikke er et andet hjemmelsgrundlag at basere behandlingen på
  • Databehandlingen er ulovlig
  • Sletningen er nødvendig for at opfylde et lovkrav
  • Registreret person er under 16 år gammel

Virksomheder må gerne forsætte med at behandle persondata, efter den registrerede har anmodet om at blive glemt.

Dog skal hjemmelsgrundlaget være samtykke – eller hvis behandlingen er nødvendig for et af de specifikke formål beskrevet i artikel 17(3), herunder ytringsfrihed eller af hensyn til offentlig sundhed.

Hvis en person har trukket sit samtykke tilbage, kan behandlingen stadig være nødvendig for at gennemføre en kontrakt med den pågældende, eller for at forfølge den dataansvarliges legitime interesser. Så længe disse interesser ikke overstiger den registreredes interesse i ikke at blive behandlet.

Din virksomhed skal derfor være klar over, at:

  • Registrerede kan anmode om at få slettet eller rettet oplysninger. De har ret til at få slettet oplysninger, hvis ovenstående betingelser er opfyldt. De har ret til at få rettet oplysninger, hvis oplysningerne er irrelevante eller forkerte
  • Når en person kræver data slettet, gælder det fremover også parter, som den dataansvarlige evt. har videregivet personoplysningerne til – dermed er det din virksomheds ansvar også at sørge for, at alle samarbejdspartnere informeres om anmodningen om at få persondata slettet

Hvis du vil vide mere, så har vi skrevet lidt mere om retten til at blive glemt.


8. Privacy-by-design/ Privacy-by-default/

Privacy-by-design eller Privacy-by-default betyder, at persondatabeskyttelse skal medtænkes, når du udvikler ny teknologi, produkter eller ydelser.

Persondata skal medtænkes i hele forløbet så passende organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger indarbejdes i produktet eller ydelsen.

Du skal være opmærksom på, at:

  • Hvis din virksomhed udvikler en ydelse eller et produkt, skal I overveje om ydelsen eller produktet indebærer en behandling af persondata. Hvis produktet eller ydelsen indebærer en behandling af persondata, skal passende sikkerhedsforanstaltninger indarbejdes fra start
  • Hvis du f.eks. udvikler en app, skal du f.eks. være opmærksom på, om der er behov for at kryptere dele af informationerne og om kun dele af virksomhedens ansatte, skal kunne tilgå data, etc.
  • De sikkerhedsforanstaltninger, der vil være tilstrækkelige, afhænger af den specifikke situation. Du skal derfor vurdere, hvor følsomme oplysningerne er, omfanget af de data der behandles, og hvilken teknologi der anvendes ved databehandling

Du kan læse mere om dette i vores artikel Privacy-by-design/default.


9. Impact Assessment

Forordning fastsætter en pligt til at gennemføre en impact assessment (konsekvensanalyse) af de risici, en behandling kan have.

En dataansvarlig har derfor pligt til at udarbejde en impact assessment, når der anvendes nye teknologier, produkter eller processer, der indeholder en behandling af persondata.

En impact assessment kan indeholde:

  • En generel beskrivelse af de planlagte behandlingsmetoder
  • En evaluering af, hvilke risici der er for de registrerede
  • Hvilke metoder der er planlagt for at imødekomme risici, herunder sikkerhedsforanstaltninger og mekanismer til beskyttelse af persondata og dokumentation af overensstemmelse med forordningen

Her kan du læse mere om, hvad en konsekvensanalyse reelt skal indeholde for at leve op til kravene i persondataloven.


10. Underretningspligt ved databrud

Virksomheder har pligt til at underrette den nationale persondatamyndighed (i Danmark Datatilsynet), hvis der forekommer et brud på datasikkerheden.

Det kan f.eks. være, hvis persondata bliver tilgængelig for andre end de medarbejdere, virksomheden har givet lov til at bearbejde de pågældende persondata.

Sker der et brud, har den dataansvarlige pligt til at underrette Datatilsynet inden 72 timer efter bruddet på sikkerheden. En databehandler har pligt til at underrette den dataansvarlige om databrud, uden ugrundet ophold.

En underretning skal som minimum indeholde:

  • En beskrivelse af databruddet, samt hvor mange personer der er berørt, og hvor meget data der er omfattet
  • Kontaktinformationer på en DPO eller anden kontaktperson i virksomheden
  • En beskrivelse af mulige konsekvenser ved databruddet
  • En beskrivelse af de handlinger, virksomheden planlægger at foretage for at imødegå bruddet

I tilfælde hvor et brud resulterer i en risiko for indgreb i den registreredes rettigheder og frihed, skal den dataansvarlige underrette den registrerede person herom uden unødigt ophold.

Denne underretning skal have samme indhold som den ovenfor, med undtagelse af antallet af berørte personer og hvor meget data er omfattet.

Vi har beskrevet hvad du skal gøre ved databrud i en artikel, hvor vi også kommer med konkrete eksempler på, hvornår du skal melde det til Datatilsynet.


11. Compliance programmer

Forordningen fastsætter, at den dataansvarlige skal implementere passende foranstaltninger for at sikre, at forordningen overholdes og at den dataansvarlige kan demonstrere dette.

Desuden skal den dataansvarlige føre en fortegnelse over, hvilke kategorier af behandlingsaktiviteter, der foretages.

Virksomheder skal derfor:

  • Bedømme deres nuværende compliance programmer for at sikre, at de er i overensstemmelse med forordningen
  • Sikre at der føres en oversigt over, hvilke kategorier af behandlingsaktiviteter der foretages.

Se hvilke fortegnelseskrav der stilles til virksomhederne i forhold til GDPR-loven.

Der findes også en række adfærdskodekser og certificeringsordninger, som kan være relevante for visse virksomheder.


Persondataforordningen og bøder

Datatilsynet kan pålægge bøder for overtrædelse af forordningen. Der er i forordningen fastsat to bødeniveauer.

Bøder på det laveste bødeniveau fastsættes til det højeste af enten 2 % af virksomhedens globale omsætning eller 10 millioner euro.

Dette bødeniveau bruges i situationer, hvor virksomheden ikke har underrettet Datatilsynet om et databrud, hvor der ikke er udarbejdet en impact assessment, eller hvor oplysningspligten over for de registrerede personer ikke er overholdt.

Bøder på det højeste bødeniveau fastsættes til det højeste af enten 4 % af virksomhedens globale omsætning eller 20 millioner euro.

Dette bødeniveau bruges i situationer, hvor virksomheden foretager behandling uden hjemmelsgrundlag, undlade at slette, give indsigt i eller rette data samt ved ulovlig overførsel af data til tredjelande.

Og One Stop Shop princippet

Forordningen fastsætter et administrativt behandlingsprincip om, at en virksomhed kan nøjes med at henvende sig til én persondatamyndighed i et enkelt EU-land.

Det har betydning for virksomheder, der behandler og/eller indsamler, persondata i flere medlemslande.

Er du f.eks. etableret i Danmark, men er aktiv i flere EU-lande, kan du nøjes med at anvende Datatilsynet. Det er så Datatilsynets ansvar at informere og rådføre sig med andre myndigheder i de relevante lande for at sikre en ensartet håndhævelse af forordningen.

Fakta om persondata

De persondataretlige regler finder i praksis anvendelse for næsten al indsamling og behandling af persondata.

Persondata er alle former for oplysninger, der kan knytte sig til en bestemt person, eller en oplysning, der kan bruges til at identificere en bestemt person direkte eller indirekte.

Persondata omfatter f.eks. navne, adresser, telefonnumre, ip-adresser, e-mailadresser, CPR-numre, og omfatter eksempelvis også geografiske oplysninger indhentet via geotagging eller social medier. Den ny persondataforordning omfatter, som i dag, næsten alle tænkelige kategorier af persondata inkl. biometriske data som f.eks. gendata.

Derfor er såvel de gældende regler som de nye regler under forordningen relevante for langt de fleste danske virksomheder.

Du kan læse mere om, hvad persondata egentligt er på vores hjemmeside.

Generelle principper om persondata

Virksomheder må alene behandle persondata, hvis der er et hjemmelsgrundlag hertil. Med hjemmelsgrundlag forstås der en række specifikke situationer fastsat i lovgivningen, der giver en virksomhed lov til at behandle personoplysninger.

Der gælder forskellige hjemmelsgrundlag afhængigt af, om der er tale om almindelige personoplysninger eller følsomme personoplysninger.

Følsomme personoplysninger er oplysninger om race, etnisk oprindelse, politisk holdning, religiøs eller filosofisk overbevisning, medlemskab af fagforening, gen data, biometrisk data der kan identificere en person, helbred og seksualitet. Der gælder desuden særlige regler for strafbare forhold.

Såfremt oplysningerne ikke er følsomme eller semi-følsomme, er det tale om almindelige personoplysninger.

Eksempler på hjemmelsgrundlag for almindelig personoplysninger, kunne være at:

  • Den registrerede har givet samtykke
  • Behandlingen er nødvendig for gennemførelse af en kontrakt med den registrerede person
  • Behandlingen er nødvendig for at forfølge den dataansvarliges legitime interesser, og at disse interesser ikke overstiger den registrerede persons interesse i ikke at blive behandlet

Samtykke kan også anvendes til at behandle følsomme personoplysninger.

Der er desuden et krav om, at behandling af persondata alene må gennemføres i henhold til fast definerede formål og ikke i videre udstrækning end nødvendigt.


Hvis du vil vide mere?

Allerede i dag kan det være en udfordring at få styr på, om virksomheden lever op til de gældende regler i persondataloven.

Derfor har Erhvervsstyrelsen udarbejdet PrivacyKompasset, der kan hjælpe dig med at vurdere, i hvilken grad din virksomhed opfylder reglerne på området. Du skal blot svare på 17 spørgsmål for at finde ud af, om din virksomhed lever op til de gældende regler.

Derudover er du altid velkommen til at kontakte IT-Branchen på 72 25 55 02 – itb@itb.dk eller Dansk Erhvervs Erhvervsjuridiske fagchef, Sven Petersen, på 33 74 61 09.

Download ovenstående som PDF