På mødet blev det drøftet, hvordan branchen og Regionerne i fællesskab kan forbedre det svære samarbejde mellem kunden og deres it-leverandører.
Et samarbejde der indeholder stor kompleksitet, og har stor risiko for at medvirkende til at it-projekter bliver forsinket, dyrere end planlagt eller ikke kommer til at indfri forventningerne til det endelige produkt.
Netop risikovurderingen af større tværregionale it-projekter og rådgivningen om, hvordan risici kan minimeres eller undgås, er hele It-rådets formål. Derfor havde begge parter også set frem til dialogmødet.
Samarbejde skal plejes og passes
IT-Branchens helt overordnede budskab til it-rådet var, at ansvaret for det gode samarbejde ikke entydigt skal placeres hos hverken leverandøren eller kunden.
Det gode samarbejde kræver, at begge parter prioriterer det gode samarbejde og investerer i det.
Når projekter ender i konflikt, og juristerne overtager dialogen, bliver tilliden til samarbejdet i kommende projekter svækket. Omvendt kan vi styrke samarbejdet og tilliden ved at kæmpe for at løse de problemer, der uundgåeligt opstår undervejs i projekterne i gensidigt samarbejde.
Her hjælper det særligt at kunne forankre samarbejdet og projektansvaret på toplederniveau, så der er beslutningskompetence i projektet, ligesom både forretningen og slutbrugerne skal involveres så meget som muligt, så der er stærkt fokus på projektets formål.
Snubletrådene skal fjernes
Der kan være en række strukturelle ting, som man fra kundesiden kan forbedre for at lette samarbejdet.
Der er f.eks. en generel tendens til et stigende antal mindstekrav, der kan skabe konflikter og uenigheder, hvis de bæres ind i selve projektet.
Det kan være fristende for kunden at stille disse krav for at være sikker på at komme i mål med sine ønsker, men det kan skade den videre proces. I særdeleshed hvis kravene indsnævrer muligheden for, hvilke typer af løsninger leverandørerne kan byde ind med.
Alt for ofte er der en låst tilgang til projekterne, der ikke tillader mulighed for tilpasning i takt med, at man løbende bliver klogere på kompleksiteten i projektet. Ambitioner om ”til tiden”, ”til budget” og ”til specifikation” gør desværre ofte, at vi fratager os selv muligheden for at finde den pragmatiske løsning undervejs i projektet.
Kundens kravspecifikation bør derfor fokusere på behovet og ikke den tekniske løsning. Det vil skabe det størst mulige udfaldsrum for, hvordan leverandørerne kan løse opgaven, og samtidig sikre ikke bare de bedste løsninger, men ofte også de billigste.
Endelig bør man fra kundens side fokusere på at mobilisere markedet gennem tidlig og vedvarende markedsdialog.
På den måde sikrer man en meget høj grad af åbenhed omkring blandt andet projektets væsentligste risici ligesom man hurtigst muligt får afdækket og afhjulpet de væsentligste årsager til konflikter undervejs.
Leverandøren har også et ansvar
Forbedringspunkterne ligger ikke kun på kundens side. It-rådet pegede også på en del forhold, hvor leverandørerne med en ændret tilgang til udbud kunne være med til at sikre bedre samarbejde og tillid.
Rådet oplever blandt andet ofte, at der er for langt mellem leverandørernes bidteam og leveranceteam.
Enten bliver der budt på opgaven med urealistiske forventninger til, hvad der kan løses, og hvor mange timer det vil tage. Eller også bliver der budt på opgaven med et team af arkitekter og projektledere, der er anderledes, end dem ender med at skulle løse opgaven.
I andre situationer oplever rådet, at leverandøren, så snart kontrakten er underskrevet, begynder at teste grænserne for, hvordan opgaven kan skæres til. Begge situationer er med til at skabe vanskelige forhold for samarbejdet.
Helt generelt var rådets budskab, at leverandørerne skal holde, hvad de lover, fokusere på at sætte sig i kundens sted, og på at levere på kundens primære forretningskritiske formål med projektet.
Dialogen fortsætter
IT-Branchen har nu inviteret regionernes it-råd på besøg i IT-Branchens Sundheds-it udvalg for at fortsætte den konstruktive dialog i en bredere kreds af leverandører.
IT-Branchen har tidligere været med til at udvikle kodeks for det gode kunde og leverandørsamarbejde, der har fokus på de statens it-projekter.
