Sprint – Hvis du vil undgå at løbe stærkt i tilbudsprocessen

Kan vi få nogle ugers forlængelse? Er det muligt at få flere ressourcer tilknyttet tilbudsprocessen – eller må vi skrue ned for ambitionerne for at nå det hele? Spørgsmål som langt de fleste nok har stået med i løbet af en tilbudsproces.

For der er mange udfordringer og forandringer, der påvirker en tilbudsproces. Det kan være alt fra viden og mennesker, der forlader teamet, mens nye kommer til. Og der kan være forskellige interesser som drift, økonomi, jura og salg, der komplicerer budskaber, prioriteringer og målsætninger for tilbuddet.

Alt sammen noget, der gør det svært at levere det helt rigtige vindende tilbud.

Men hvordan gentænker man sit tilbud og sin løsningsbeskrivelse på en effektiv måde?

Tilbud som sprint-forløb

Mens agile tilgange og sprints for længst har vundet indpas i softwareudviklingen, er der få, der bruger disse værktøjer i tilbudsskrivningen. Ærgerligt, da der er mange gode gevinster ved f.eks. sprint-forløb.

På en nylig afhold workshop hos IT-Branchen satte en række medlemmer og FORTEM sig derfor sammen for at komme med et bud på, hvordan man kan arbejde med mere agile arbejdsmetoder under tilbudsskrivningen.

Majoriteten af deltagerne mente, at varigheden af et sprint bør være omkring 4-5 arbejdsdage, hvor tilbudsplanlægningen (disposition, unikke salgspointer USP’s og opfyldelse af krav) f.eks. kunne finde sted mandag formiddag.

Selve tilbudsskrivningen (udformning af tekst til tilbud) foregår så fra mandag til torsdag, mens review (fælles gennemgang og evaluering af tekst) afholdes fredag.

Fordelen ved at bruge sprints af en uges varighed er, at det giver tilbudsteamet mulighed for at producere tekst og evaluere inden for relativt korte tidsintervaller og derved mindske risikoen for, at tekstforfattere arbejder sig ud ad en tangent ud fra en ”fail fast, learn fast”-tankegang.

Sådan ”sprinter” du godt fra start

Agil tilbudsudvikling kan skabe bedre tilbud både ved at frontloade produktion, komme til tidlige erkendelser og øge sandsynligheden for, at teamet sættes rigtigt.

På baggrund af workshoppen, har vi valgt 10 anbefalinger til en værdiskabende og effektiv agil tilbudsudvikling her:

1. Skab en fælles motiverende målsætning for tilbudsteamet, der kan nås
2. Etablér en fælles forpligtende tidsplan uden loopholes – anvend gerne korte sprint f.eks. 4-5 dages sprint, når det er tilbud (Planlæg, skriv, review)
3. Sørg for, at teamet er allokeret fra drift til tilbud, så tilbuddet ikke bliver et aften- eller hobbyprojekt
4. Co-locate – Sid sammen, tal sammen og skab en fælleskultur
5. ”Fail fast, learn fast” – Frontload med tidlig produktion og review – også i det som før var No-production-fasen
6. Kill your darlings – Det er vigtigere hele tiden at have noget konkret at tage stilling til, end at første udkast skal være afleveringen
7. Gentænk dit tilbud hver gang – begræns tekstgenbrug fra tidligere tilbud
8. Hav kontinuerlig produktion – ”Jeg venter lige på noget fra en kollega” skal håndteres straks
9. Inkludér forskellige fagligheder – Bid management kræver at bid writers, fagpersoner/drift, grafik og contract management agerer sammen
10. Undgå fartblindhed – inddrag andre til review, der ikke har haft direkte indflydelse på tilbuddet og som kan se det med friske øjne

Du kan læse hele white paperet fra workshoppen her.