En ny rapport fra “Center for Forskning i Offentlig-Privat Samspil” (COPS) konkluderer, at det er en dyr fornøjelse at byde på et it-udbud. Det koster således i gennemsnit 9% af den samlede kontraktsum at byde på et it-udbud.

Det betyder, at hvis der udbydes en it-opgave til f.eks. 3 mio. kr., så vil alene processen koste 270.000 kr. for leverandøren – og det er uanset om det drejer sig om et offentligt eller privat it-projekt.

Alligevel en stor forskel

Men her holder ligheden mellem offentlige og private projekter også op.

Mens 2/3 af omkostningerne ligger før kontraktindgåelsen for offentlige it-udbud, så har private it-udbud stort set lige store dele af udgifterne placeret hhv. før og efter kontraktindgåelsen.

Før kontraktindgåelsen vil der typisk være 3-5 it-leverandører, der byder på opgaven, og de omkostninger der ligger i denne fase, vil derfor være særligt risikofyldte for leverandørerne, da kun én leverandør vinder udbuddet, og derved får sine omkostninger dækket.

Omvendt skal kun den vindende leverandør afholde omkostningerne efter kontraktindgåelse. Set med de briller, er det fortsat markant dyrere at byde på en offentlig end en privat opgave, og det er et problem.

”At så stor en del af omkostningerne ligger inden kontraktindgåelsen kan få mange især mindre it-leverandører til at holde sig væk. Risikoen for at ikke at vinde udbuddet er simpelthen for stor. Dermed går virksomheden glip af relevante tilbud fra flere forskellige leverandører, hvilket er med til at ødelægge innovationen og konkurrencen,” siger Lars Andersen,formand for udvalget for offentlig digitalisering i IT-Branchen og vicedirektør i NNIT.

Forskellen slår særligt igennem i selve tilbudsskrivningen, hvor it-leverandørerne i offentlige udbud lægger en stor del af deres omkostninger. For det tager tid at tolke og respondere korrekt på de ofte lange kravspecifikationer fra det offentlige.

It-leverandørerne bruger til gengæld markant mere tid på at gå i dialog med private ordregivere, efter de har vundet ordren.

Offentlige udbudsregler giver fortsat udfordringer

Der tegner sig derfor et billede af to væsensforskellige forløb, hvor der gælder nogle helt andre regler og mekanismer i offentlige udbud end i private udbud.

”Forsigtighedsprincippet skinner tydeligt igennem i det offentlige. Og de er samtidig langt hen af vejen bundet af nogle regler og praksisser, der gør et udbud tungt, og presser de offentlige myndigheder til at afklare mange forhold forud for en kontraktindgåelse,” udtaler Lars Andersen.

Ligeledes fravælger mange offentlige myndigheder fortsat dialog, selvom den nye udbudslov for længst har åbnet op for mere intensiv brug af dialog som redskab.

”Især i det offentlige viser analysen, at der er et stort samfundsmæssig potentiale for at gøre udbudsfasen billigere. Det vil nemlig sikre, at der er flere it-leverandører, der byder, at der vil komme flere innovative løsninger, og at priserne falder,” siger Lars Andersen.

IT-Branchen har i den forbindelse udarbejdet fem principper for offentlige indkøb samt lavet en guide for det gode udbudsforløb.