KL offentliggjorde den 27. januar en række ”benspænd”. Benspændene er en række spørgsmål relateret til overholdelsen af GDPR, som mange kommunale medarbejdere oplever at kæmpe med i det daglige.
Dem har Datatilsynet for nyligt givet en række konkrete svar på, i en gennemgang af alle 40 benspænd.
Selvom at mange af scenarierne præsenteret i KL’s ”benspænd” tager udgangspunkt i de kommunalt ansattes arbejdsgang, kan en del af scenarierne dog også godt gøre sig gældende for andre virksomheder.
Brug af navneskilte er GDPR-ok
Brug af navneskilte er en helt normal del af den daglige arbejdsgang hos mange virksomheder, og at have navneskilte på dørene ind til medarbejdernes kontorer eller på medarbejdernes pladser er på ingen måde unormalt.
Hos KL oplever man dog, at der er generel tvivl om, hvorvidt brugen af navneskilte er i strid med GDPR.
”Navneskilte er en helt normal del af virksomheders arbejdsgang, og ifølge Datatilsynets svar på dette spørgsmål har navneskilte en meget saglig og praktisk funktion. Det betyder, at det altså ikke er i strid med GDPR at benytte navneskilte,” udtaler Sven Petersen, erhvervsjuridisk fagchef i Dansk Erhverv.
Brug af billeder og video kræver accept
For mange virksomheder er brug af billeder og video i forbindelse med oplæg, møder, events mm. også blevet til en del af den daglige arbejdsgang.
”Offentliggørelse af billeder af genkendelige personer bliver anset som behandling af personoplysninger og databeskyttelsesreglerne skal derfor være opfyldt før offentliggørelsen kan anses som lovlig,” forklarer Sven og fortsætter.
”Det vil altså sige, at man inden offentliggørelsen af billedet eller videoen, skal sikre sig at have et grundlag for offentliggørelsen, samt at personerne på billedet eller videoen skal være informerede om, at du vil offentliggøre materialet.”
Det gør mange virksomheder ved at informere om potentiel mulighed for fotografering og videooptagelse ved tilmeldingen til et givent event.
Har man til gengæld planer om, at ens medarbejdere skal optræde i en fysisk pjece, hvis levetid rækker et stykke tid ind i fremtiden, er det en god ide, at indgå en egentlig kontrakt med de medarbejdere det drejer sig om.
Du kan læse mere om, hvordan du skal agere ift. billeder og video på Datatilsynets hjemmeside.
Fysiske dokumenter er også omfattet persondataloven
Selvom det meste dokumenthåndtering i dag foregår digitalt, er der stadig mange virksomheder, der benytter sig af fysiske dokumenter, hvor der kan forekomme personlige oplysninger.
Hos KL oplever man, at mange er i tvivl om, hvordan disse dokumenter skal opbevares og destrueres.
”Hvis man som virksomhed bruger fysiske dokumenter hvori der forekommer personoplysninger, skal man være opmærksom på, at disse ikke skal ligge frit fremme, så uvedkommende kan se informationen. Det er op til virksomheden selv at fastsætte en procedure for, hvordan dokumenterne skal opbevares og smides ud,” slutter Sven.