Der bliver ofte lagt meget energi i at finde de lækre billeder og udforme de skarpe overskrifter i sin PowerPoint præsentationen. For du vil jo gerne fremstå skarp og overbevisende, når du skal levere dit budskab.
Tit glemmer man desværre det væsentligste: At kunne forklare den pågældende beslutning tydeligt overfor modtagerne. Især hvis man skal have folk til at forstå, acceptere og efterfølgende at handle på beslutningen.
Og så kan ens forberedelser været næsten ligegyldige.
Opbyg din fortælling
Først og fremmest handler god formidling om at opbygge en god og forståelig fortælling med klare budskaber. Nedenstående er et klassisk kommunikationsværktøj, der kan hjælpe til at strukturere sin fortælling.
Start med en indledning, hvor du vækker interesse og velvilje over dig og dine budskaber. Begynd f.eks. med at forklare, hvorfor det er vigtigt for modtageren, at de lytter, og hvordan du selv har det med at stå her i dag.
Fortæl derefter, hvad dine tre vigtigste hovedbudskaber er, så man hjælper modtagerne med at få et overblik.
Nu kan du starte med selve din hovedhistorie, hvor du skal aflevere dine væsentligste budskaber og pointer. Forklar forhistorien, så modtagerne forstår, hvorfor vi står her i dag, og fokuser derefter på, hvad der kommer til at ske fremadrettet.
Det er også vigtigt, at du både fortæller, hvad I kommer til at opnå positivt, og også hvad man fremover kan undgå af negative ting på grund af den nye beslutning. Ved du på forhånd, at der vil være indvendinger eller modstand, er det vigtigt, at du adresserer dem og efterfølgende giver plads til, at alle i rummet kommer til orde.
Til sidst i din præsentation skal du gentage hovedbudskaberne og gøre det klart, hvad du forventer modtagerne skal gøre umiddelbart bagefter.
Tilpas præsentationen efter omstændighederne
Selvom du grundlæggende har samme budskab, er det ikke altid, du kan bruge samme præsentation alle steder. Meget ofte skal du tilpasse den specifikt til dit publikum.
Er der f.eks. tale om udmeldelse af en ny strategi for din virksomhed, så er mål, strategi og budskaber nok besluttet. Men måden at fortælle om disse ting på kan variere, alt efter om du fortæller medarbejdere, investorer, samarbejdspartnere eller pressen om den nye strategi.
Andre gange kan modtagerne være imod budskabet, de kan være usikre på dig og din rolle eller måske har du bare kort tid til rådighed. Her er det vigtigt, at du tilpasser din kommunikation, så du får de vigtigste budskaber igennem.
Ved du på forhånd, at modtagerne f.eks. er imod eller negativt stemt i forhold til dit budskab (f.eks. ved organisationsændringer eller fyringer), er det vigtigt, at du vælger at adressere de 2-3 vigtigste indvendinger tidligt i den præsentation.
Er folk usikre på, hvad din rolle er i det her, og hvorfor du skal levere budskabet, bør du bruge mere tid på at fortælle, hvorfor sagen er vigtig for dig – og samtidig vise at du og modtageren er i samme situation.
Hvis både problemet og løsningen er ny for modtagerne, er skal du bruge tid på at komme med konkrete eksempler og historier, der dokumenterer problemet, før du går ind og kommer med de 1-2 stærkeste argumenter for, at netop denne løsning er den rigtige.
Kropssproget er altafgørende
Selvom der er fuldstændig styr på historien og ens præsentation, kan det stadig ende galt, hvis du ikke har styr på kropssproget.
Fungerer kropssproget ikke, husker modtageren kun 35% af kommunikationen, mens 65% af dine budskaber glemmes. Mestrer du til gengæld de forskellige non-verbale værktøjer, er det svært ikke at blive husket som en succes.
Kunne du tænke dig at blive klogere på, hvordan man kan blive en bedre formidler, bør du deltage i workshoppen ”Styrk din gennemslagskraft” d. 26. april, hvor du med udgangspunkt i din selvvalgte budskabsudfordring, kommer til at arbejde med både budskaber og kropssprog.
Du kan også altid besøge IT-Branchens kommunikationsunivers, hvor vi har lagt forskellige redskaber ud til, hvordan du kan blive en skarpere kommunikatør. Og ellers tager du bare fat i Rune Fick Hansen, kommunikationschef i IT-Branchen, hvis du gerne vil have konkret sparring på din kommunikationsudfordringer eller -ideer.
