Har du nogensinde stået med følelsen af, at din ellers velforberedte PowerPoint ikke ramte helt spot on, eller at du ikke helt fik det svar, du havde regnet med (hvis noget overhovedet) – selvom du jo ellers var meget tydelig i din mail?
Så skyldes det sandsynligvis, at du, ligesom de fleste andre, har taget udgangspunkt i dine egne præferencer, når du kommunikerer.
En god ide, hvis man taler med ligesindede, men sjældent effektivt, hvis du skal kommunikere med folk, der har en anden personlighedstype, end dig selv.
”En der godt kan lide masser af store billeder og levende historiefortællinger i sine præsentationer, kan godt opfattes som overfladisk og utroværdig af en mere detaljeorienteret person. Og en introvert persons meget korte updates kan på andre opfattes som en manglende entusiasme for et projekt,” fortæller Balder Vendt-Striim, partner i Crystal Nordic, der via et AI-plugin til LinkedIn analyserer profiler, og som hjælper en med at forbedre salg, ledelse og kommunikation.
Intet sted er forskellighederne mere tydelige end på arbejdspladsen, og de fleste har nok også oplevet, at netop et sammenstød mellem forskellige kommunikationsstile for alvor kan få tingene til at gå skævt.
Refleksion: Bruger du altid samme kommunikationsstil og virkemidler overfor dine medarbejdere, kollegaer og kunder? Overvej hvad der får dig til at skifte stil og virkemidler?
Start med modtageren – Ikke dig selv
Der kan være mange måder at klassificere og måle personlighedstyper på, og den ene er ikke nødvendigvis bedre end den anden. Vi har for enkelthedens skyld valgt at tage udgangspunkt i DISC-profiler og defineret nogle stereotype personlighedstyper ud fra den terminologi.
Vi har for hver personlighedstype beskrevet, hvilke virkemidler der typisk vil virke for dem i forhold til PowerPoints og mails. Men det er vigtigt at understrege, at nedenstående kun er en inspiration, og derfor ikke skal ses som en facitliste.
Den konkurrencemindede (D-profilen)
I næsten alle teams, vil man kunne finde den resultatorienterede medarbejder, der trives i et hurtigt tempo og udviser et højt energiniveau. Typisk meget udadvendte personer, der gerne vil have kontrol og elsker at sætter gang i aktiviteter.
Skal du lave en PowerPoint-præsentation, der taler til dem, skal du være organiseret og logisk i din struktur, og du skal starte med at kommunikere målet uden at gå for meget i detaljer. De vil typisk forvente at få præsenteret udfordringerne og få forslag til konkrete actions – men også at de bliver spurgt til, hvordan de vil løse tingene.
Kommunikerer du via e-mail, bør du allerede i emnefeltet tydeligt angive formålet. Gå direkte til sagen og fremhæve fordele og resultater (gerne med tal og som bullets, for at gøre det nemt at overskue). Slut af med en klar opfordring til handling – og gerne med en deadline.
Prøv dette: Bed en AI (f.eks. ChatGPT, Gemini eller Copilot) komme med et forslag til en e-mail tekst specifikt tilrettet en af de fire beskrevne personlighedstyper i denne artikel.
Den indflydelsesrige inspirator (I-profilen)
Her er der tale om personer, der trives godt i et setup, hvor de får mulighed for at tale, diskutere og kommunikere deres ideer og holdninger. De er optimistiske og er gode til at skabe kontakt og skabe en positiv atmosfære.
”I-profiler vil ofte kunne lide PowerPoints med ekspressive billeder, der taler til deres følelser. Under din præsentation er det en god ide at fortælle en personlig historie, som de kan relatere til. De er til gengæld ikke meget for at bruge tid på udfordringer og konflikt (det negative), men vil foretrække actions og løsninger (det positive),” siger Balder Vendt-Striim.
I en e-mail bør du bruge et varmt og venligt sprog, og gerne så man kan mærke din entusiasme for projektet. Brug ”vi” i stedet for ”jeg”, og tilføj gerne en smule humor eller emoticons i din kommunikation.
Den stabile diplomat (S-profilen)
S-profilen er kendetegnet ved at være stabil, rolig og at foretrække et forudsigeligt arbejdsmiljø. I kommunikationen skal du derfor tage højde for deres behov for harmoni, samarbejde og tryghed. De sætter pris på klare strukturer, relationer og en rolig, respektfuld tone.
PowerPoints til dem skal gerne starte med at give dem et overblik (tekst, anbefalinger og analyser fremfor billeder) og gerne have fokus på det fælles bedste og langtidseffekten af et projekt. Husk at give dem tid til at reflektere over tingene, og måske give dem mulighed for at vende det med deres bagland.
På e-mail kan det betale sig at være venlig, imødekommende og vise teamånd – f.eks. ved at starte med en personlig hilsen der viser, at du værdsætter deres arbejde. Og så kan de godt lide en klar struktur, så det kan være en god ide at have en blanding af afsnit og punktopstillinger i mailen for at præsentere information på en velorganiseret måde.
Prøv dette: Tilpas din næste PowerPoint i forhold til de forskellige personlighedstyper, som du allerede ved, vil deltage til mødet.
Den detajleorienterede analytiker (C-profilen)
En person med en C-profil er ofte analytisk, detaljeorienteret og søger nøjagtighed. De værdsætter professionalisme, faktabaserede argumenter og klare instruktioner i kommunikationen. Til gengæld undgår de unødvendige følelser og spontane handlinger.
Skal du præsentere en PowerPoint overfor dem med succes, skal der være fokus på data (tekst frem for billeder). Der skal være en klar agenda, og det skal være nemt at få et overblik over både fordele og ulemper ved de forskellige løsningsmuligheder.
”E-mail kommunikationen skal være struktureret, og her kan det hjælpe at bruge overskrifter og bullet points. Fokuser på fakta og undgå personlige meninger og følelser. Og husk at angiv, hvis der er en deadline samt at give C-profilen tid til lige at analysere informationen, inden de skal give feedback” forklarer Balder Vendt-Striim.
Den neurodivergente medarbejder
Næsten alle arbejdspladser vil have medarbejdere, der ser, føler og oplever verden anderledes, fordi deres hjerne fungerer på en lidt anden måde en gennemsnittet.
10-20% af befolkningen anslås nemlig at være neurodivergente, hvilket vil sige, at de i højere eller mindre grad være udfordret med f.eks. autisme, ADHD, OCD, tal- eller ordblindhed.
Når du skal opbygge en PowerPoint-præsentation til personer med f.eks. autisme, bør du tage højde for deres behov for struktur, klarhed og en sans for detaljer. Mange personer med autisme foretrækker visuelle og logisk opbyggede præsentationer uden for mange unødvendige distraktioner.
For autister er det vigtigt at huske, at mindre er mere. Så undgå at fylde slides med for meget tekst og grafik og begræns brugen af lyd og animationer, da det kan være distraherende. Og så er det en god ide at fortælle på forhånd, hvad der kommer, så personen kan nå at forberede sig.
Skriver du omvendt en e-mail til en person med ADHD, skal du tage højde for deres potentielle udfordringer med at fastholde opmærksomhed og overvældelse ved komplekse eller lange beskeder. Samtidig bør du udnytte deres styrker, såsom kreativitet og energi, ved at gøre e-mailen engagerende og let at handle på – f.eks. ved brug af korte rammende sætninger og bullet points.