Det her møde kunne have været en mail.
Sidder du også nogle gange med den tanke eller tror du, din kollega gør? Måske skyldes det, at de møder, du deltager i, ikke tager højde for, at vi alle er forskellige typer af mennesker. Og det er ærgerligt for inkluderer du ikke hele teamet og sørger for, alle kommer til orde, så risikerer du at gå glip af værdifulde input eller nye vinkler.
Refleksion: Overvej om der tit er en enkelt eller to af dine kollegaer, der driver og sætter dagsordenen på jeres møder. Er der også en eller to, der tit holder sig i baggrunden?
Sådan får du alle engageret i mødet
Når du kommunikerer fx til et møde, er det vigtigt at være opmærksom på, at du taler til forskellige personligheder og behov. Mange af de møder, vi deltager i, kører efter samme skabelon, fordi vi gentager de vaner, vi plejer.
Kan du eksempelvis nikke genkendende til nogle af disse ting?
- Jeres møder har ofte ingen tydelig dagsorden, eller den er meget bred og vagt formuleret
- Der gives meget information, der egentlig er relevant for meget få
- Der er intet klar defineret endemål med møderne
- Det er de samme personer i teamet, der dominerer møderne hver gang
- Der gives ikke tid til at tænke over spørgsmål eller løsninger. Møderne kan være præget af hastige beslutninger
- Ofte vil der være mange diskussioner og brainstorm uden en klar konklusion eller handlingsplan
- Efter mødet kan der mangle klare ansvarsområder eller opfølgningspunkter.
Hvis ja, er du ikke alene. Mange af de ting kendetegner vores almindelige dagligdags møder. Problemet er, at vi når blindt gentager den form for møder, så misser vi vigtige input fra andre personlighedstyper.
For at eksemplificere forskellige personlighedstyper tager vi i denne artikel udgangspunkt i de anerkendte DISC-profiler og beskriver nogle personlighedstyper ud fra den terminologi. Men der kan selvfølgelig være mange måder at klassificere og måle personlighedstyper på, og den ene er ikke nødvendigvis bedre end den anden. Så se nedenstående som en inspiration til at kunne genkende forskellige medarbejdertyper og ikke som en facitliste.
Den detaljeorienterede analytiker (C-profilen)
Næsten alle teams har medarbejdere, der til eksempelvis et møde vil tænke sig grundigt om, før de taler. De er eftertænksomme, men tag ikke fejl af dem. Det er ikke fordi, de er bange for at tage ansvar, at udfordre eller sætte spørgsmålstegn. Tværtimod er de analytiske og grundige og har styr på alle detaljer og fakta.
Hvis du vil tilgodese denne type person kan du prøve nogle af disse greb:
Når du forbereder mødet
- Sørg for, at du har givet adgang til information og data på forhånd i stedet for først at præsentere det på mødet
- Send en dagsorden, hvor mødets formål er klart, så de nemmere kan forberede sig.
Under mødet
- Vær specifik i dine spørgsmål og diskussioner
- Hold fokus på fakta og objektive data. Lav f.eks. PowerPoints med tekst fremfor billeder
- Giv plads til dybdegående diskussioner om fakta og analyser, og vær tålmodig med deres grundige tilgang.
Efter mødet
- Giv en opfølgning på mødet, hvor du skitserer hvem, der har ansvar for hvad, og hvilke beslutninger, der blev truffet
- Sørg for at opfordre til, at de også kan give input efter mødet, hvor de har nået at tænke sig grundigt om.
Prøv dette: Afsæt 5 minutter af mødet til at alle i stilhed kan notere deres input til f.eks. en problemstilling, hvorefter de læser dem højt. Det giver de mere eftertænksomme personer mulighed for at komme til orde og tænke sig om.
Den indflydelsesrige inspirator (I-profilen)
Her er der tale om en person, der trives godt i et klassisk møde-setup, hvor de mest ekstroverte personer tit får lov at tale mest. Selvom denne persontype allerede tilgodeses i mange traditionelle møder, skal disse personer også spilles gode, så deres input bidrager mest muligt.
Hvis du vil have denne person til udnytte sit fulde potentiale, kan du prøve nogle af disse greb:
Når du forbereder mødet
- Når du sender dagsorden, så tag ikke udgangspunkt i et problem eller i en konflikt, men fokuser i stedet på løsninger og handling
- Vær begejstret i din kommunikation og fortæl dem, hvorfor mødet er spændende og kan føre til nye ideer
- Tænk gerne i nye mødeformer og anderledes locations. I-profilen elsker nye oplevelser.
Under mødet
- Skab mulighed for brainstorming-sessioner og åben, kreativ dialog
- Ros deres input og sørg for at de føler sig inddragede
- Hold mødet afslappet og giv mulighed for personlige historier.
Når du følger op på mødet
- Giv dem klare konkrete actions fremfor at tale om et flyvsk mål i fremtiden
- Involver dem i de næste skridt og planlægning, så de føler sig som en del af den kreative proces efter mødet.
Den indflydelsesrige inspirator (I-profilen)
Her er der tale om en person, der trives godt i et klassisk møde-setup, hvor de mest ekstroverte personer tit får lov at tale mest. Selvom denne persontype allerede tilgodeses i mange traditionelle møder, skal disse personer også spilles gode, så deres input bidrager mest muligt.
Hvis du vil have denne person til udnytte sit fulde potentiale, kan du prøve nogle af disse greb:
Når du forbereder mødet
- Når du sender dagsorden, så tag ikke udgangspunkt i et problem eller i en konflikt, men fokuser i stedet på løsninger og handling
- Vær begejstret i din kommunikation og fortæl dem, hvorfor mødet er spændende og kan føre til nye ideer
- Tænk gerne i nye mødeformer og anderledes locations. I-profilen elsker nye oplevelser.
Under mødet
- Skab mulighed for brainstorming-sessioner og åben, kreativ dialog
- Ros deres input og sørg for at de føler sig inddragede
- Hold mødet afslappet og giv mulighed for personlige historier.
Når du følger op på mødet
- Giv dem klare konkrete actions fremfor at tale om et flyvsk mål i fremtiden
- Involver dem i de næste skridt og planlægning, så de føler sig som en del af den kreative proces efter mødet.
Men hvilken personlighedstype er min kollega?
Det kan være udfordrende at spotte, hvilke persontyper ens kollega er. Tit kan du dog finde ud af det, hvis du iagttager deres adfærd i dagligdagen. Her kan du få tips til, hvordan du identificerer de to typer, der er beskrevet i forrige afsnit:
Den indflydelsesrige inspirator (I-profilen) vil typisk være en af dem, der shiner til et almindeligt møde. Du kan genkende dem ved, at de har et åbent kropssprog og en stærk øjenkontakt. De taler energisk og udtryksfuldt, og de trives i rampelyset. De elsker nye oplevelser og er tit impulsive.
Den detaljeorienterede analytiker (C-profilen) vil tit udtrykke sig kontrolleret, roligt og med lavt tonefald. De kan virke mere reserverede eller indadvendte i sociale sammenhænge, men de er altid velforberedte og strukturerede.
Hvad med de virtuelle møder?
Efter COVID-19 afholder vi i stigende grad vores møder virtuelt. Og der er mange, der i endnu højere grad end i de fysiske møder, oplever videomøderne som mindre engagerende. En undersøgelse fra Stanford fandt at teams, der mødes fysisk, genererer 15% til 20% flere idéer end virtuelle teams. Videomøder har til gengæld mange andre fordele og øger f.eks. medarbejdernes fleksibilitet og unødvendig transport. Så hvordan sikrer man en høj kvalitet af videomøder for alle deltagere?
”I videomøder er det ekstra afgørende at sikre, at alle deltagere føler sig inkluderet og hørt, uanset deres personlighed eller præferencer”, fortæller Peter Jagtboe, Business Development Manager, hos hos Pexip, der netop udvikler løsninger til videomøder:
”Det handler det om at skabe en struktur, hvor både de mere tilbageholdende og de mere udadvendte deltagere får mulighed for at bidrage,” forklarer han og forsætter:
”Det kan være så enkelt som at anvende chatfunktionen, indføre pauser til refleksion eller opdele deltagerne i breakout rooms. På den måde skaber vi en mere inkluderende og engagerende mødeoplevelse for alle”.
Prøv dette: Næste gang du holder et videomøde, så prøv for eksperimentets skyld at sige, at input kun må komme i chatfunktionen. Se om det får nogle kollegaer til at komme på banen, som normalt ikke vil deltage aktivt.
Husk også de neurodivergente medarbejdere
Cirka 1 ud af 5 mennesker har en hjerne, der fungerer lidt eller meget anderledes end den typiske hjerne. De kan have autisme, ADHD, ordblindhed eller angst. Er man neurodivergent, vil man ofte have nogle særlige evner inden for et område, måske på bekostning af nogle andre evner.
Refleksion: Har du nogensinde spurgt ind til, hvilke behov dine kollegaer har, når I holder møder? Er der eksempelvis nogen, der ville foretrække at give deres input skriftlig efterfølgende?
Blandt neurodivergente er der også stor variation i, hvordan man foretrækker at deltage i møder og interagere i professionelle sammenhænge. Men der er nogle ting, der kan være relevante at overveje, fordi de generelt skaber bedre vilkår til møder på tværs af neurodivergente personer. Det handler blandt andet om at skabe tydelighed, forudsigelighed og ikke mindst psykologisk tryghed.
Det kan du eksempelvis gøre sådan:
- Hav en tydelig mødestruktur, så man ved, hvad man kan forvente, der skal ske. Send en detaljeret dagsorden ud på forhånd
- Tænk over mødernes længde og indlæg pauser undervejs. Nogle neurodivergente kan nemt blive overstimulerede
- Neurodivergente kan opleve udfordringer med at aflæse socialt samspil og kropssprog. Skru derfor ned for ironi og sarkasme
- Sørg for at spørge medarbejderen, hvad han eller hun har brug for til møder, så det er trygt at deltage
- Overvej om det vil være rarere for nogle medarbejdere at deltage i mødet virtuelt evt. med slukket kamera. Det kan give fleksibilitet og tryghed.
Vil du vide mere om hvordan du arbejder med forskellighed?
I løbet af efteråret og vinteren sætter vi i IT-Branchen spot på, hvordan vi kan skabe plads til forskellige typer af medarbejdere på vores arbejdspladser.