Typiske spørgsmål om udbud

Der findes mange gode spørgsmål vedr. it-udbud. Vi har samlet de hyppigste og bedt vores udbudsjurist, Louise Høgh, om at besvare dem i hendes brevkasse.

Har du spørgsmål vedr. udbud, så tag f.eks. fat i Louise Høg von der Heide, chefkonsulent med fokus på udbud, loh@danskerhverv.dk.

De ti oftest spurgte spørgsmål til Louise, har vi samlet i nedenstående. Måske var det netop det, I selv ledte efter svar på.

1. Hvor finder man it-udbud henne?
2. Er det tilladt at have dialog før et it-udbud?
3. Mundtlig eller skriftlig dialog?
4. Hvor finder jeg en eESPD?
5. Skal både en hovedleverandør og en underleverandør udfylde eESPD?
6. Hvad er tærskelværdierne?
7. Hvordan beregnes fristerne i udbudsloven?
8. Udelukkelse på grund af tidligere misligholdelse af en offentlig kontrakt?
9. Hvad betyder self-cleaning?
10. Kan man klage over udbud?

1. Hvor finder man it-udbud henne?

Vi vil gerne til at kigge lidt nærmere på udbud, men hvor kan man som it-leverandør finde offentliggjorte udbud? Hilsen Superteamet fra Køge

Hej Superteam, Udbud omfattet af udbudsdirektivet, offentliggøres på EU-Tidende/TED (Tenders Electronic Daily).

TED giver en gratis onlineadgang til alle bekendtgørelser om europæiske offentlige indkøb, der er offentliggjort i “Supplement til Den Europæiske Unions Tidende.” Det vil sige at TED giver en oversigt over både danske og udenlandske udbud.

TED-databasen opdateres 5 gange ugentligt med ca. 1.500 bekendtgørelser om offentlige udbud fra Den Europæiske Union, Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde og områder derudover. Man kan browse, søge og sortere i udbudsbekendtgørelser efter land, region, sektor m.m.

Udbud der følger tilbudsloven og udbudsloven afsnit 4 og 5, kan offentliggøres på udbud.dk. EU-udbud og udbud med klar grænseoverskridende interesse skal som udgangspunkt også annonceres der. Det vil sige, at danske udbud, der bekendtgøres i TED, importeres til visning på udbud.dk, så man får en oversigt over de danske ordregiveres udbud.

På udbud.dk kan man også finde varslingerne af fremtidige indkøbsplaner og licitationer efter tilbudsloven. 


2. Er det tilladt at have dialog før et it-udbud?

Hejsa, Må vi godt gå i dialog med en kommune om løsningen inden et udbud?

Ja, det er som udgangspunkt tilladt for ordregivere at have dialog med leverandører inden udbuddet.

Udbudsloven giver en bred adgang til dialog med markedet for at få input til bl.a. udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Det er også ofte givtigt at føre dialog med virksomheder for at afdække markedet i forbindelse med udformningen af udbudsmaterialet.

Man skal dog være opmærksom på, at en forudgående dialog ikke bryder med principperne om ligebehandling og gennemsigtighed. Ordregiveren skal derfor træffe passende foranstaltninger for at sikre, at konkurrencen ikke fordrejes af dialogen.

Ved dialog med markedet skal man være opmærksom på følgende forhold:

  • Dialogen må ikke føre til, at en eller flere virksomheder opnår en væsentlig konkurrencefordel
  • Alle nødvendige oplysninger skal være tilgængelige for alle interesserede virksomheder
  • Dialogen bør foregå med flere virksomheder på markedet for at undgå favorisering
  • De fastsatte krav skal gøre det muligt for flere virksomheder at byde
  • Viden fra tidligere rådgivning om opgaven skal gøres tilgængelig for alle
  • At der fastsættes en passende tilbudsfrist for at udligne den tidligere rådgivers eventuelle konkurrencemæssige fordel


3. Mundtlig eller skriftlig dialog?

Halløjsa Udbudseksperter, Må en dialog foregå mundtligt eller skal den være skriftlig? Hilsen de Snaksagelige

Helt kort: Ja, det må den.

Der er ikke nogle formelle betingelser eller procedurekrav knyttet til anvendelsen af dialog. Dialog kan derfor foretages skriftligt såvel mundtligt.

Ordregiveren og de potentielle leverandører kan i princippet også tale om alt, hvad der kan være behov for at tale om med henblik på iværksættelsen og gennemførelsen af et udbud.

Den eneste betingelse er at principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet overholdes. Hilsen Louise
 


4. Hvor finder jeg en eESPD?

Kære Louise, I forbindelse med et udbud, er vi blevet bedt om at udfylde en såkaldt eESPD. Hvor finder jeg den henne? Hilsen en Håbefuld Tilbudsgiver

Kære Håbefulde Tilbudsgiver, I forbindelse med langt de fleste udbud, bliver man bedt om at udfylde en eESPD, der er EU’s fælles udbudsdokument.

Du finder det elektroniske udbudsdokument på Europa-Kommissionens hjemmeside. På Udbudsportalen kan du også finde lidt mere information om ESPD.

Er du i tvivl om selve indholdet og udfyldelsen af eESPD, er du altid velkommen til at kontakte mig på loh@danskerhverv.dk.
 


5. Skal både en hovedleverandør og en underleverandør udfylde eESPD?

Hej Louise, Vi bliver muligvis underleverandør til et udbud, men skal vi så også udfylde en eESPD – eller er det kun hovedleverandøren? Hilsen B-teamet

Hej B-team, Som udgangspunkt er det kun hovedleverandøren, der skal udfylde eESPD, da de formelt er ansøger/tilbudsgiver for projektet.

Underleverandører er kun forpligtet til at udfylde eESPD i tre tilfælde:

  • Hvis ordregiver kræver det
  • Når tilbudsgiver deltager som et konsortium sammen med sin underleverandør
  • Hvis tilbudsgiver baserer sig på underleverandørens kapacitet


6. Hvad er tærskelværdierne?

Kære Jurister, Vi er ved at undersøge udbudsmarkedet, men møder hele tiden begrebet ”tærskelværdier”. Hvad er det? Kærlige hilsener De Uprøvede.

Kære De Uprøvede, Tærskelværdierne er de beløbsgrænser, der afgøre, hvorvidt om en opgave skal i udbud.

Er opgaven højere end tærskelværdien skal opgaven i udbud, og er den lavere skal den som udgangspunkt ikke i udbud.

Tærskelværdierne for statslige myndigheder er som udgangspunkt 1.006.628 kr., mens de for Regionale/kommunale myndigheder og offentligretlige organer ligger på 1.558.409 kr.

I kan finde flere tærskelværdier hos Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen.
 


7. Hvordan beregnes fristerne i udbudsloven?

Vi har lige modtaget en udbudsfrist, der ligger på en søndag. Det virker lidt underligt. Hilsen de forvirrede it-folk

Fristerne i forbindelse med udbud beregnes i kalenderdage i modsætning til arbejdsdage, dvs. inklusive helligdage, søndage og lørdage.

Fristerne beregnes ud fra den såkaldte ”Fristberegningsforordning”, der dikterer, at dagen for afsendelsen af udbudsmaterialet eller opfordring til at afgive tilbud ikke medregnes ved beregningen af tidsfristen. Man regner således fra dagen efter den dag, hvor f.eks. udbudsbekendtgørelsen er afsendt, og til udløbet af den sidste time på den sidste dag.

Hvis den sidste dag af en frist falder på en helligdag eller i weekenden, vil fristen først udløbe med udgangen af den efterfølgende arbejdsdag. Det vil sige, at hvis fristens sidste dag eksempelvis er på en søndag uanset tidspunkt på dagen, så vil fristen udløbe med udgangen af den sidste time om mandagen.

Kammeradvokaten har udviklet et online værktøj, der kan udregne fristerne enkelt og hurtigt – Prøv Fristberegneren.
 


8. Udelukkelse på grund af tidligere misligholdelse af en offentlig kontrakt?

Kære Superjurist, Kan man egentligt blive udelukket i et offentligt udbud på grund af tidligere misligholdelse af en offentlig kontrakt? Hilsen Englen fra Kolding.

Ja, en offentlig ordregiver kan udelukke en leverandør, hvis ordregiveren kan påvise, at leverandøren væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt omfattet af udbudsreglerne. Det fastslår Udbudslovens § 137, stk. 1 nr. 5.

Hvorvidt der foreligger væsentlig misligholdelse afhænger af en konkret vurdering. Den væsentlige misligholdelse skal have medført, at den tidligere kontrakt er ophævet, eller at den kunne være blevet ophævet.

Hvis kontrakten ikke er ophævet, skal misligholdelsen være sanktioneret på anden vis gennem erstatning, bod eller andre forhold, der er væsentlige set i forhold til kontraktens karakter, f.eks. erstatning i forbindelse med en forsinket levering, som kunne have begrundet ophævelse.

Det er ordregiveren, dvs. den offentlige myndighed, der har bevisbyrden for, at en leverandør er omfattet af udelukkelsesgrunden. Ordregiveren kan basere sin vurdering på følgende dokumentation for leverandørens misligholdelse af en tidligere kontrakt:

  • Endelig dom
  • Voldgiftskendelse
  • Kendelse fra et domstolslignende administrativt nævn
  • Anden dokumentation kan efter omstændighederne være tilstrækkeligt til at begrunde udelukkelse, herunder dokumentation fra egne eller andres erfaringer

Inden udelukkelse skal leverandøren have mulighed for at dokumentere, om de alligevel er pålidelige, selvom de er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde. Denne mulighed kaldes i daglig tale ”self-cleaning”.

Klagenævnet for Udbud har truffet afgørelse i en enkelt sag om udelukkelse efter udbudslovens § 137, stk. 1 nr. 5. Læs kendelsen her.
 


9. Hvad betyder self-cleaning?

Hej IT-Branchen, Vi har fået at vide, at en anden udbyder har fået lov til self-cleaning, men hvad betyder det? Hilsen “No-cleaning-needed”

Hej “No-cleaning-needed”, Leverandøren har mulighed for at dokumentere, at de er pålidelige selv om de er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde.

Denne mulighed kaldes i daglig tale ”self-cleaning” og gælder både for de obligatoriske og de frivillige udelukkelsesgrunde.

Når en ordregiver har konstateret, at en leverandør er omfattet af en udelukkelsesgrund og har meddelt virksomheden dette, skal virksomheden have mulighed for at ”rense” sig selv.

Den offentlige instans skal fastsætte en passende frist for, at leverandøren kan indsende dokumentation for sin pålidelighed.

Dokumentationen kan enten være dokumentation, for at leverandøren ikke er omfattet af den pågældende udelukkelsesgrund, eller dokumentation for foranstaltninger som leverandøren har truffet for at undgå udelukkelse.

Det er så efterfølgende den offentlige instans vurdering, om virksomheden har dokumenteret dennes pålidelighed tilstrækkeligt.

Loven opremser dog tre minimumskrav til dokumentation, som skal være opfyldt:

  • Dokumentation for at virksomheden har ydet den erstatning, som er blevet pålagt
  • Dokumentation for at virksomheden har gjort indgående rede for forholdene og omstændighederne ved udelukkelseshandlingen, gennem et aktivt samarbejde med undersøgelsesmyndigheden
  • Dokumentation for at virksomheden har truffet passende og konkrete foranstaltninger med henblik på at forebygge yderligere overtrædelser


10. Kan man klage over udbud?

Kære, Louise, Hvem skal man klage til over udbudte kontrakter? Hilsen en frustreret Lars

Kære frustrerede Lars, Klager over udbud skal som udgangspunkt indbringes for Klagenævnet for Udbud.

Klagenævnet for Udbud håndhæver dog ikke reglerne for offentlige indkøb under tærskelværdierne og uden klar grænseoverskridende interesse. Sådanne kontrakter vil alene være omfattet af almindelige forvaltningsretlige principper.

Klagenævnet har ikke kompetence til at tage stilling til overholdelsen af forvaltningsretlige principper. Klager, i relation til sådanne kontrakter, kan derfor alene indbringes for domstolene eller indgives i det almindelige administrative klagesystem.

Det administrative klagesystem er begrænset til det almindelige kommunaltilsyn (statsforvaltningerne) vedrørende kommunale og regionale udbud, og for så vidt angår statslige udbud, muligvis til en evt. højere forvaltningsmyndighed eller ombudsmanden.

Klagenævnet har følgende kontaktinfo: Klagenævnet for Udbud, klfu@erst.dk, tlf. 35 29 10 95.

Det er ikke alle, der kan få behandlet en klage i nævnet. Klager skal have en retlig interesse i at få konstateret, at reglerne er overtrådt, eller være anført på en liste over klageberettigede organisationer.

Listen over klageberettigede organisationer kan ses på Klagenævnet for Udbuds hjemmeside.