Persondataforordningen sætter i høj grad rammerne for, hvad og hvordan virksomhederne fremadrettet må behandle personoplysninger i et ansættelsesforhold.
Det kan derfor være en god ide at kigge kontrakterne igennem for at se, om man overholder den kommende forordning.
”Vi oplever flere virksomheder, der bliver overraskede over, at deres standardkontrakter ikke længere er gode nok,” fortæller Katja Brandt, advokat og chefkonsulent i arbejds- og ansættelsesret i Dansk Erhverv, der dagligt hjælper IT-Branchens medlemmer med deres HR-spørgsmål.
En virksomhed håndterer løbende en række oplysninger om medarbejderne. Det gælder både ved ansættelse, i det løbende ansættelsesforhold, og når et ansættelsesforhold ophører. I den forbindelse har virksomheden som dataansvarlig en række pligter overfor medarbejderne.
Skal vi have ændret vores kontrakter?
Senest bad en virksomhed hende om at vurdere, om nedenstående konkrete tekst ville være i overensstemmelse med den kommende persondataforordning:
1.1. Medarbejderen samtykker til, at Selskabet kan behandle alle oplysninger vedrørende ansættelsesforholdet, herunder information vedrørende bestemte medarbejderydelser, såsom oplysninger om medarbejderaktier, lønforhold, pensionsforhold, etc. og følsomme personoplysninger, såsom helbredsoplysninger på lægeerklæringer og oplysninger om familieforhold.
1.2. Herudover giver Medarbejderen samtykke til, at alle oplysninger vedrørende ansættelsesforholdet kan videregives til koncernforbundne selskaber og/eller tredjemand i forbindelse med investering i eller køb af Selskabet. Ved videregivelse af oplysninger vil modtageren af oplysningerne blive pålagt fortrolighed vedrørende disse.
I forhold til de oplysninger virksomheden oplister i pkt. 1.1, er der ingen tvivl om, at virksomheden har en legitim interesse i at behandle disse persondata for at kunne indgå en kontrakt med en medarbejder.
Teksten i pkt. 1.1 kan dog give det indtryk, at medarbejderen har ”rådighed” over oplysningerne. Herunder at de som del heraf også kan tilbagekalde samtykket, med den effekt at virksomheden bliver pligtige at slette oplysningerne.
Det kan de ikke kræve da virksomheden er berettiget til at behandle oplysninger på grundlag af ansættelseskontrakten.
Katja Brandt anbefalede derfor virksomheden til i stedet at henvise til deres persondatapolitik ift. pkt. 1.1.
Er du i tvivl om, hvordan en sådan kan se ud mht. behandling af persondata, kan du få tilsendt en skabelon hos Dansk Erhvervs hotline.
I forhold til pkt. 1.2 anbefalede Katja Brandt virksomheden, at personaleoplysninger alene gives i anonymiseret form, og i det tilfælde vil der ikke kræves et samtykke, da medarbejderen så ikke kan identificeres.
Har du brug for hjælp til kontrakter eller andre HR-spørgsmål?
Som medlem af IT-Branchen kan du kontakte Dansk Erhvervs jurister i arbejds- og ansættelsesret, hvis du har spørgsmål om f.eks. arbejdsmiljø, afskedigelser og kontrakter. Det er som altid gratis at ringe og få hjælp.