Ofte stillede spørgsmål om udbud

Mange af IT-Branchens medlemmer byder på udbud, og i den forbindelse oplever vi, at der er nogle specifikke områder, hvor vores medlemmer især ønsker råd og vejledning.

Udbud

IT-Branchen og Dansk Erhvervs rådgivere hjælper til dagligt medlemsvirksomheder med et hav af forskellige spørgsmål. Men på trods af de mange daglige henvendelser, er der især nogle specifikke områder inden for udbud, som medlemsvirksomhederne spørger ind til.

Forbruget på rammeaftaler

EU-Domstolen har for nyligt fastslået, at man som ordregiver nu skal fastlægge den samlede maksimale mængde af varer eller andre ydelser, når der udbydes rammeaftaler, uanset om der er en eller flere leverandører på aftalen. Og det har resulteret i en række praktiske spørgsmål.

Kort sagt betyder ændringen, at en rammeaftale nu vil miste sin virkning, lige så snart den maksimale mængde, der er angivet på forhånd, er nået, og at aftalen efterfølgende skal udbydes på ny.

Som ordregiver kan man altså ikke blot fortsætte med at købe ind på den oprindelige rammeaftale, når den samlede mængde på aftalen er nået.

”I forbindelse med de nye regler, kan man hurtigt komme til at frygte, at værdien af fremtidige rammeaftaler vil blive sat urealistisk højt, for ikke at risikere, at ens aftale bortfalder tidligere end man havde forventet,” fortæller Christian Lund Hansen, Juridisk konsulent i Dansk Erhverv og fortsætter.

”Men konkurrence- og forbrugerstyrelsen er allerede opmærksomme på dette problem og fastslår, at ordregiver ikke må fastsætte den maksimale mængde urealistisk højt i forhold til det konkrete behov, som ordregiver har på tidspunktet for rammeaftalens løbetid.”

Hvis ordregiver ikke har fået fastsat den maksimale mængde korrekt, har man dog stadig mulighed for at gøre brug af de ændringsklausuler, der er fastsat i den enkelte kontrakt.

”Med de nye regler er det som tilbudsgiver vigtigt at holde et vågent øje med forbruget på de rammeaftaler, som virksomheden allerede er en del af, og på angivelserne af det maksimale forbrug i forbindelse med fremtidige udbud. Det gælder især, hvis der er flere leverandører på rammeaftalen, for forbruget hos de øvrige leverandører tæller nemlig også med,” udtaler Christian.

Uklarheder i udbudsmaterialet

Når en offentlig opgave sendes i udbud, producerer ordregiveren ofte en stor mængde skriftligt udbudsmateriale, som beskriver ordregiverens ønsker til den vare eller tjenesteydelse, som ordregiveren ønsker at anskaffe sig.

Det sker desværre af og til, at der forekommer fejl i materialet. Det kan f.eks. være fordi materialet på flere punkter er selvmodsigende, eller ved at et eller flere af kravene kan forstås på flere måder.

”Som tilbudsgiver er det en rigtig god ide at gennemgå udbudsmaterialet grundigt, og hvis man finder nogle uoverensstemmelser eller fortolkningsspørgsmål til aftalen, bør man forsøge at finde svar på uklarhederne hos ordregiveren,” fortæller Christian og fortsætter.

”Det kan man bl.a. gøre ved at stille skriftlige spørgsmål til ordregiveren, eller ved at deltage aktivt i markedsdialogen forud for eller under udbudsprocessen. På den måde kan misforståelser undgås.”

Læs den udbudte kontrakt grundigt

Som tilbudsgiver er det naturligt at have fokus på processen frem mod at vinde opgaver. Det er dog meget vigtigt at huske det, der egentlig konkurreres om – nemlig den udbudte kontrakt.

”Det sker desværre alt for ofte, at der opstår samarbejdsvanskeligheder, når kontrakten, efter udbudsprocessen, skal tages i brug. Ofte skyldes det simpelthen, at tilbudsgiveren ikke har nærlæst den udbudte kontrakt, eller at der i kontrakten er uklarheder, som ikke er blevet adresseret undervejs i udbudsprocessen,” slutter Christian.

Som tilbudsgiver er det derfor meget vigtigt også at have fokus på indholdet af den kontrakt, der konkurreres om.

Har du brug for mere vejledning?

Skulle du sidde inde med andre spørgsmål som du søger råd og vejledning til, så husk, at du som medlem af IT-Branchen har mulighed for at kontakte vores rådgivere via skriftlig henvendelse på hotline@danskerhverv.dk eller telefonisk på +45 33 74 64 00.

Du kan læse mere om, hvad vores hotline og rådgivere helt konkret kan hjælpe dig med på vores hjemmeside.