Mange af IT-Branchens medlemmer leverer produkter og ydelser, som ofte kræver at aftalen mellem kunde og leverandør bliver nedskrevet i en kontrakt. Ofte går der dog kuk i kontrakten, og det kan efterlade leverandøren med dyre uenigheder og utilfredse kunder.
I DAHL Advokatfirma oplever man, at der især er tre områder hvor virksomheder ofte har brug for rådgivning og vejledning. Fælles for dem alle er, at de bedst håndteres inden kontrakten indgås, frem for når konflikten opstår efterfølgende.
Uklare kontraktforhold leder ofte til konflikter
Det er ikke usædvanligt, at der kan opstå uklarhed om hvad it-leverandøren skal levere. Typisk er det fordi kravene til hvad der skal leveres er uklare eller blot er overordnet beskrevet i kontrakten.
”Oftest handler konflikten mellem leverandør og kunde om, hvem der skal betale og hvad der helt konkret er aftalt, fordi det simpelthen ikke er defineret og formuleret godt nok i kontrakten fra start,” fortæller Tim Nielsen, Certificeret IT-Advokat og partner i DAHL Advokatfirma og fortsætter.
”Hvis der samtidig ikke er sket en grunding afstemning af forventninger, kan det gå galt, når leverandøren efter bedste evne forsøger at fortolke og implementere de sparsomme beskrivelser. Særligt hvis kunden havde en anden forestilling.”
I et samarbejde kan forholdene også ændre sig undervejs. Det er helt normalt og kan f.eks. skyldes at kundens behov ændres eller nye muligheder bliver tilgængelige. Ændringerne sker tit i takt med at samarbejdet skrider frem, men vedtages ofte kun mundtligt eller via uklare e-mails.
”Når ændringer til samarbejdet sker ad hoc, er det vigtigt at man husker at få ændret på kontrakten, så alle parter er enige om, hvordan samarbejdet vil fortsætte efter implementeringen af ændringerne,” fortæller Tim og fortsætter.
”Vi oplever alt for tit at disse ændringer, samt konsekvenserne for tid og pris, ikke nedskrives. Dermed kan de være ugennemtænkte og svære at dokumentere. Hvis kunden er utilfreds, berettiget eller ej, ender det derfor ofte med, at leverandøren ikke kan kræve betaling for det aftalte arbejde.”
Professionelle kontrakter skaber bedre samarbejde
Mange mindre it-leverandører starter ”i det små” og arbejder ofte i starten med mindre afgrænsede opgaver. De kan derfor godt komme gennem nåleøjet med en hjemmelavet kontrakt.
Men i takt med at virksomheder vokser sig større og laver større leverancer, stiller kunderne større krav til kontrakten og samarbejdet. Dels forventes der mere standardisering, dels forventes der mere professionalisme.
”Vi oplever i stigende grad at virksomheder der vækster og levere større leverancer også prioritere at få udarbejdet en god og gennemtænkt kontrakt. Hvis kontrakten udarbejdes rigtigt, fremstår den professionelt, og er balanceret og brugbar for ca. 80 % af kunderne. Dermed er kunden mindre tilbøjelig til at kræve sin egen standardaftale anvendt, der skal bruges mindre tid på juridiske forhandlinger uden værdi, og leverandøren kan nemmere administrere de standardiserede kundeforhold efterfølgende,” fortæller Tim.
Forbered dig på urimelige krav fra det offentlige
Mange it-leverandører levere også deres ydelser og services til offentlige instanser, men her oplever mange virksomheder urimelige og urealistiske kontraktvilkår.
Ofte kommer de urimelige krav til udtryk i en kontraktforhandling, hvor den offentlige kunde sætter urealistisk høje krav til leverandøren, som hverken stemmer overens med prisen de vil betale eller leverancen.
”Vi oplever tid og igen, at de offentlige kunder i kontraktforhandlingerne, ikke er forståelige overfor den kommercielle virkelighed hvori kontrakten skal indgås. Typisk i form af urimeligt ensidige vilkår eller vilkår der reelt ikke passer på leverancen,” udtaler Tim og slutter.
”Hvis man målrettet levere til det offentlige marked, må man fra start sørge for at tilpasse leverancen og kontrakten til de høje krav der stilles. Dvs. at man fra start må indrette forretningsprocesser og pris herefter, frem for at ende i formålsløse forhandlinger eller umulige krav efterfølgende.”
63% af danske it-virksomheder oplever problematiske krav i kontrakterne fra det offentlige.
Tre gode råd til kontraktstyring
DAHL Advokatfirma hjælper til hverdag rigtig mange kunder og særligt it-leverandører, med stort set alle aspekter af kontraktudarbejdelse og kontraktstyring, og giver dig her tre gode råd til din kontraktstyring.
Tag del i kontraktstyringen og italesæt ændringer undervejs.
Vær ikke bange for at udfordre kunden og tage del i projektstyringen. Tænk et par skridt frem. Sørg for at håndtere uenigheder med det samme og italesæt det hvis kunden vil have foretaget en ændring i samtalen. Så kan i få håndteret uenigheden eller ændringen og få det nedskrevet med det samme.
Et professionelt grundlag skaber en bedre process.
Få udarbejdet et gennemsigtigt og professionelt aftalegrundlag. Det gør at det går meget hurtigere at få udarbejdet aftaler og forhandle sig til rimelige aftaler. Det er også nemmere at styre aftalerne bagefter, fordi man ikke skal håndtere mange forskellige kontrakttyper.
Gå ikke med til urimelige krav.
Gør op med dig selv, hvilke krav du kan gå med til, ud fra prisen du har udviklet dit produkt på og stå fast ved det. Hvis du går med til urimelige krav, kommer du i sidste ende selv til at betale for det.
Vil du vide mere?
Husk at du som medlem af IT-Branchen kan få medlemsrabat og særlige fordele hos DAHL Advokatfirma.
Du kan også få gode råd, samt tips og tricks til effektiv styring af IT-projekter, når vi den 31. oktober invitere til workshop på Børsen i samarbejde med DAHL Advokatfirma.