Med den nye udbudslov, der trådte i kraft i januar 2016, blev der åbnet op for flere muligheder for dialog og forhandling undervejs i processen. Noget, der førhen har været problematisk, da de tidligere ufleksible udbudsprocesser med fokus på lange kravspecifikationer har bidraget til dårlige it-projekter.
Status er dog, at alt for få benytter de nye muligheder for dialog. Blot 5 procent af de samlede udbud har inden for det seneste år været et dialogbaseret udbud. Der er altså fortsat behov for at sætte fokus på muligheden for dialog under et udbud og i forbindelse med selve it-projektet.
Derfor har blandt andet IT-Branchen og Statens It-projektråd udarbejdet et nyt kodeks for samarbejde om offentlige it-projekter. Kodekset peger på god dialog som en af de afgørende faktorer for gode it-projekter.
Og for at komme godt i gang med anvendelsen af de nye udbudsformer og det nye kodeks, er vi kommet frem til 5 gode råd, som kan hjælpe dig, som leverandør, med den gode dialog.
1. Dialog giver altid mening
Alle gode relationer bygger på dialog. It-projekter er eksempler på særligt komplekse relationer, hvor dialog er helt afgørende for at sikre:
- Klarhed om udbuddets formål og praktiske indhold, som er helt afgørende for at sikre den forretningsmæssige værdi
- Mulighed for at drøfte konsekvenser af udbyders trufne valg i udbuddet
- Mulighed for at luge ud i misforståede konklusioner i afgivne tilbud
- Basis for et bedre samarbejde under leverancefasen, da der er en fælles forståelse for kontraktens etablering og rammer
2. Pas på transaktionsomkostningerne
Dialog tager tid – men kan også spare tid. Det er vigtigt at passe på, at transaktionsomkostningerne for at deltage i et udbud ikke bliver for store. Det er en hårfin balance at sikre, at de rette forhold bliver afklaret før et udbud samtidig med, at man ikke skal kaste for mange timer efter et projekt, der endnu ikke er kommet i ordrebogen.
Ser det ud til, at du som leverandør skal bruge uforholdsmæssigt lang tid på den indledende dialog, så ressourceforbruget og dermed omkostningerne ikke står mål med den potentielle opgave, bør du gøre udbyderen opmærksom på dette.
Dialogbaserede udbud er stadig nyt for mange – og hos udbyderne, og det er derfor vigtigt, at man også kan indgå i en åben dialog om et fornuftigt ressourceforbrug i de indledende faser.
3. Afklar hvad der er givet på forhånd
Det er vigtigt at fokusere dialogen de steder, hvor den giver mening. Derfor er der afgørende, at starte dialogen med at afklare hvad, der er givet på forhånd – så slipper du for senere at bruge ressourcer på at gå i dialog om dette.
Hvis det ikke er klart, så spørg f.eks. ind til:
- Om der er konkrete teknologikrav, løsningen skal baseres på?
- Hvilke elementer i udbuddet/løsningen, der er de vigtigste for kunden?
- Hvilke forudsætninger der er for udførelse af opgaven?
4. Gå i dialog om alt det andet
Alt, hvad der ikke er givet på forhånd, er oplagte emner til dialog. Forskellige leverandører kan løse den samme opgave på forskellige måder, så det er vigtigt, at du som leverandør er helt skarp på, hvad det ønskede mål er med dialogen.
Er det f.eks. en dialog om den mest hensigtsmæssige tekniske platform eller en dialog om, hvordan en opgave/løsning kravspecificeres? Alle vigtige elementer som disse skal være afspejlet i dialogen, så det står helt klart for både dig som leverandør og for kunden.
5. Brug de nye udbudsmuligheder
Den nye udbudslov åbner op for nye udbudsformer inden for it-området og markerer derudover et holdningsskifte omkring dialogen før og under udbud.
Hvor man fra myndighedernes side tidligere har haft fokus på de potentielle farer ved for meget dialog, lægger man nu i højere grad vægt på de øgede gevinster. Det betyder, at de offentlige ordregivere i langt højere grad vil inddrage potentielle leverandører i kvalificeringen af kommende udbud, og derudover anvende den udvidede adgang til udbudsformer, som gør det muligt at have dialog under udbudsforløbet.
Som leverandør skal du derfor sætte dig grundigt ind i de nye udbudsformer, så du får mest ud af dem. De giver nemlig langt mere indflydelse og mulighed for påvirkning af det endelige udbud og løsning end tidligere.