Det var de to spørgsmål, som Christian Lunding, vicedirektør for udbud i SKI, startede med at stille til Udbudsoverblik 2018.

Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) laver indkøbsaftaler på tværs af det offentlige for at sikre, at opgaven går til den eller de leverandører, der giver det bedste tilbud – målt på pris og kvalitet.

Spørgsmålet er, om det kan gøres smartere, end man gør det i dag.

Fra rammeaftaler til dynamiske indkøb

Traditionelt set har SKI og den offentlige sektor arbejdet meget med rammeaftaler, hvor en række leverandører siger ja til over en fastsat årrække på f.eks. fire år at kunne levere under de betingelser og krav som er fastlagt på tidspunktet for aftaleindgåelse, hvilket begrænser mulighederne for fleksibilitet i aftaleperioden.

Det giver god mening, hvis man f.eks. bestiller toiletpapir for hele kommunen, og gerne vil være sikker på, at man over en længere tidsperiode kan få den rette mængde til en fast god pris.

Handler det derimod om indkøb af it-tjenesteydelser eller hardware, kan det være vanskelig fuldt ud at kravfastlægge på tidspunktet for aftaleingåelse, eller hvor disse løbende ændres i forhold til den hurtige digitale udvikling.

Her kan de traditionelle aftaler med ofte omfattende kravspecifikationer og låste produktkrav, selv med de opdateringsmuligheder udbudsloven giver mulighed for, til tider virke som en uhensigtsmæssigt løsning.

”Vores tanke er at kigge på andre indkøbsinstrumenter som f.eks. dynamiske indkøb for at se, om der er andre indkøbsmetoder, vi kan benytte og som i kombination med traditionelle rammeaftaler vil være mere hensigtsmæssige i forhold til visse indkøbsområder,” fortæller Christian Lunding.

Løbende optagelse af nye leverandører

Et dynamisk indkøbssystem kan i nogle situationer være et godt alternativ til de tradiotionelle rammeaftaler. Det åbner bl.a. op for løbende optagelse af nye leverandører i systemet, og dermed for en kontinuerlig opdatering i forhold til konkurrencesituationen.

Nye leverandører skal nemlig i hele systemets løbetid kunne søge om optagelse på baggrund af de fastsatte udvælgelseskriterier, hvilket gør det muligt kontinuerligt at teste markedet for nye leverandører.

Detaljerede krav fastlægges med dynamiske indkøbssystemer først ved gennemførsel af et konkrete indkøb, og derfor er kontrakten også mere simpel. F.eks. indgår der ikke bilag, som regulerer pris og sortimentsopdateringer, eftersom hverken pris eller sortiment er en del af systemgrundlaget.

”Det som leverandørerne nok vil opleve med dynamiske indkøbsprocesser er, at der vil komme nogle mere fleksible måder at handle på. Og det er den værdi, fleksibiliteten kan tilføre, vi er ved at teste lige nu,” udtaler Christian Lunding.

SKI er netop nu i gang med at teste det dynamiske indkøbssystem på bilområdet, og alt efter erfaringer fra dette, vil de så kigge på andre områder som f.eks. it-indkøb.