Mens der er fart på ambitionerne og implementeringen af både software robotter og Machine Learning i Københavns Kommune, oplever de desværre også nogle gange, at selv gode pilotprojekter strander pga. manglende evne til at skalere dem.

”De gode ideer strander ofte på, at man ikke har tænkt business casen igennem. Så selvom pilotprojektet giver gode resultater, så kan man i sidste ende ikke få sat den i reel produktion og høste gevinsterne. Og det er ærgerligt, for så har vi måske spildt vores tid,” siger Stig Lundbech, direktør for Koncern IT i Københavns Kommune.

Investerer i smarte robotter og algoritmer

Københavns Kommune har nogle forholdsvis store effektiviseringskrav, og de har derfor valgt at satse stort på New Tech som et værktøj til både at opnå de nødvendige besparelser men også at skabe en bedre service overfor borgerne.

”Det har vist sig, at vi kan opnå nogle meget konkrete gevinster ved at benytte f.eks. RPA og Machine Learning til f.eks. at viderestille kald i kommunen. Indtil videre har vi faktisk, hvad der svarer til 28 hele årsværk, hvis arbejde i dag bliver produceret af robotter,” fortæller Stig Lundbech.

Selvom han medgiver, at det kan lyde som meget, så mener han stadig ikke, at kommunen er på det storskala-niveau som de bør være på.

Og af samme grund så han gerne flere it-leverandører byde ind med løsninger til dem.

Det handler om mere end blot den gode ide

Det er dog ikke nok med bare at kigge forbi med den gode ide eller den innovative tilgang, hvis man vil ind og være leverandør til Københavns Kommune. Basis skal også være på plads.

”Forarbejdet skal være i orden, så man sammen med os kan vurdere, om det her overhovedet er realistisk. Om der er skalerbarhed i selve løsningen, og om den kan sættes i drift i forhold til omkostningen,” udtaler Stig Lundbech.

Så det starter ikke blot med den gode ide, men også om at have mere med end blot den gode ide og vide, hvad det rent faktisk er for nogle effektiviseringer, det vil medføre.

Gå i dialog – tidligt

Strandede pilotprojekter er også noget, it-leverandørerne kender til og er frustrerede over. De peger dog ikke overraskende på de offentlige indkøbere, når pilotprojekter løber ud i sandet.

Leverandørerne oplever alt for ofte, at kunden mangler evnen til at eksekvere på næste skridt, da der alt for sjældent er tænkt over, hvad man vil opnå med pilotprojektet.

Samtidig forsvinder den viden, der blev opsamlet i pilotprojektet, når ildsjælene returnerer til deres faste opgaver eller hopper videre til det næste pilotprojekt.

Her er IT-Branchens anbefalinger til succesrige pilot og innovationsprojekter:

  • Begge parter skal være helt klar på, hvad der skal testes/innoveres i et pilotprojekt, og bruge erfaringer fra andre lignende pilotprojekter fremfor at starte forfra hver gang. Sørg for at samle og dele erfaringer som en fast aktivitet i et hvert pilotprojekt.
  • Lad være med at lave pilotprojekter for projektets skyld. Det skaber pilotsyge, hvor de gode løsninger dør med projektet. Tænk i stedet pilotprojektet ind som en mindre fase i et større projekt. Det er fint at starte småt, når det er et led i en større satsning.
  • Hav en ambition om at pilotprojekter skal føre til opbygning af nye markeder med flere interesserede leverandører til at understøtte konkurrencen. Vær særligt opmærksom på ikke at opbygge monopollignende markeder.