”Du indkalder bare til et møde.” ”Send mig bare en mail.” ”Jeg kigger på det med det samme.” Sætninger som de fleste af os nok siger mere end en gang i løbet af en dag.
Specielt ledere har måske ofte en tro på, at de og alle andre performer ligegodt hele dagen, og at man derfor bare kan tage og planlægge tingene, som de kommer. Alt kan fikses, uanset hvornår det skal være.
Den tilgang er ifølge Alex Soojung-Kim Pang, bestsellerforfatter og ph.d. fra Stanford University, bare langt fra optimal. For vores energi og dermed performance svinger ganske markant i løbet af dagen.
Vi har f.eks. typisk et højt energiniveau i starten af dagen. Derfor giver det for de fleste også mening at lægge det hårdeste arbejde omkring kl. 8-10.
Energiniveauet er til gengæld lavest i timerne efter frokost, og det giver derfor mest mening at tage en pause og f.eks. gå en tur, så man er ladet op til lidt mere arbejde sidst på eftermiddagen.
Især det at kunne slappe af og indsætte pauser i løbet af dagen, er noget, der skal tages seriøst.
Det var et af hovedbudskaberne, da Alex Soojung-Kim Pang var på scenen til IT-Branchens lederdøgn, hvor han under sin præsentation naturligvis havde givet god til pauser og reflektion.
Pauser betaler sig
Fra scenen kunne Alex Soojung-Kim Pang fortælle, at det havde stor betydning at skemalægge sine pauser.
F.eks. booster det produktiviteten med 71%, hvis man holder to mødefri dage om ugen, ligesom medarbejdertilfredsheden stiger med 52% og kommunikationen med 57%.
En positiv effekt som Bo Kønskov Hansen kan nikke genkendende til. Han er til daglig partner og Co-CEO i Abtion, vi fangede ham i en af pauserne til lederdøgnet.
Abtion har nemlig selv indført skemalagte hverdage og pauser, der i høj grad styres efter medarbejdernes energiniveau.
”Vi har i de sidste fire år kørt med en fire dages arbejdsuge, og med en fast politik om, at vi ikke holder møder om formiddagen, da det er vores tid til fordybelse. Så formiddagene hos os er dedikeret til at løse vores kerneopgaver omkring design og programmering. Og så har vi næsten skemalagt vores pauser,” fortæller Bo Kønskov Hansen.
En dag med skemalagte pauser
Typisk møder medarbejderne ind mellem 07:30 og 09:00, hvorefter man arbejder uden afbrydelser frem til frokost, hvor alle spiser sammen. Efter frokost er tiden sat af til møder og til at tale arbejdsopgaver med hinanden og kunderne.
En formiddag helt uden afbrydelser er nu ikke helt rigtigt, for i Abtion har man faktisk udviklet en lille app, der er koblet til en lille lampe, som er installeret ved hver medarbejders bord.
Den lyser rødt i 25 minutter ad gangen, hvilket viser, at den pågældende medarbejder er fokuseret på sit arbejde. Derefter lyser den grønt i fem minutter, hvilket fortæller, at medarbejderen skal tage en lille pause og/eller at det er nu, man kan tale med personen.
”Det er vigtigt med aktive pauser. Hvis man fokuserer i for lang tid, akkumulerer tankerne bare og skaber en form for hjernemæssig overload. Her sikrer pauserne, at man får renset ud i tankestrømmen, så man får ro og skaber rum til det kreative. Og så eliminerer de små pauser behovet for overspringshandlinger, da alle godt kan overskue 25 minutters fokus,” forklarer Bo Kønskov Hansen.
Derudover gør man meget ud af at afholde sociale arrangementer i Abtion. Er der f.eks. mere end tre kollegaer, der vil lave noget sammen, så giver virksomheden altid et tilskud til arrangementet (Det kan være at betale drikkevarer, sandwich el.lign.).
Hvad arrangementet går ud på, er ikke så vigtigt. Det vigtige er, at alle medarbejdere opfordres til at lave noget socialt sammen, og gerne hvor man kommer ud og laver noget aktivt.
”Mange og måske især ledere har en tendens til at tro, at man er ineffektivt eller dårlig, hvis man ikke bare arbejder igennem. Men netop pauser, sociale aktiviteter og muligheden for at holde helt fri, når man f.eks. afholder ferie, er ekstremt vigtig for ens produktivitet og arbejdsglæde. Det kan vi i hvert fald se hos os,” slutter Bo Kønskov Hansen.
Den konklusion er Alex Soojung-Kim Pang helt enig i. Pauser er en vigtig evne, der hele tiden skal trænes, før man mestre den.
Tilbage på scenen beder Alex derfor også alle deltagere om at reflektere over følgende:
- Hvornår på dagen er du bedst til at fokusere eller være kreativ?
- Hvor meget tid i løbet af en dag eller en uge, har du brug for at kunne fokusere?
- Hvad i dit arbejde kræver, at du er alene, og hvad kræver stimulering?
- Hvordan matcher du arbejdet med dit energi-niveau og dit miljø?
Så hvad er din rutine? Hvordan sikrer du, at du også når at slappe af, så du kan performe bedre?