Hvordan skaber man en arbejdsplads, hvor medarbejdere tør sige deres mening, udfordre hinanden fagligt og bruge forskellighed som en styrke – uden at drukne i processer og fine men tomme ord?
Hos softwarevirksomheden Acies har svaret været at gøre trivsel, psykologisk tryghed og diversitet til en integreret del af hverdagen. Ikke som et HR-projekt på siden, men som en grundlæggende måde at organisere og lede virksomheden på.
En modig beslutning om at fjerne alle mellemledere
Acies, der laver softwareløsninger til køkken-, dør- og vinduesbranchen, er en af Danmarks ældste it-virksomheder med rødder helt tilbage til 1978.
Man skulle måske umiddelbart tro, at det derfor var en virksomhed, der var bundet op på årtiers gamle traditioner og fasttømrede processer. Men intet kunne være længere fra sandheden. For Acies er en virksomhed, der ikke bare følger udviklingen – de er med til at drive den.
En af de mest markante beslutninger var, at man for nogle år siden valgte at fjerne mellemlederne og dermed den klassiske pyramideorganisation i virksomheden, så alle 28 medarbejdere i princippet refererede direkte til den administrerende direktør.
Udfordringen med den beslutning var dog, at når der ikke er en mellemleder til at tage de svære samtaler eller sætte retning i hverdagen, så bliver kulturen og den psykologiske tryghed en forudsætning for, at organisationen fungerer.
”Vi fjernede et administrativt mellemled, da vi tror på, at de bedste beslutninger træffes af dem, der sidder tættest på opgaven. En helt flad struktur stiller til gengæld store krav til kommunikation, feedback og ansvar – både hos den enkelte og i vores teams. Så det arbejde har vi sat fuld fokus på,” fortæller Steffen Vester, adm. direktør i Acies.
Trivsel er en forudsætning – ikke en bonus
En anden markant ændring var, at man gik fra ”blot” at være en it-virksomhed til at være en formålsdrevet organisation.
I en formålsdrevet organisation sætter man mennesket før målet. Ikke fordi målene er ligegyldige, men fordi man ser trivsel som en forudsætning for at nå ens forretningsmål.
Hos Acies betød det bl.a., at man fornyede sine værdier, så virksomhedens værdisæt ikke blot var en samling flotte ord, men rent faktisk blev en måde at prioritere hverdagen på.
”Når tingene er skrevet ned og aftalt i fællesskab, undgår vi mange misforståelser. Det skaber tryghed og giver bedre samarbejde. Vi har da også fastholdt den samme medarbejderskare i rigtig mange år, og vores resultater bliver bedre år for år. Det hænger i høj grad sammen med, at vi prioriterer trivsel, tryghed og forskellighed,” siger Steffen Vester.
Fra mavefornemmelse til indsigt
Med et nyt organisations-setup, opdateret værdisæt, ejerskifte og nye kunder har de seneste år budt på masser af forandringer, som kunne mærkes i hverdagen.
Refleksion: Hvordan er jeres kultur omkring risiko og fejl? Behandles de aktivt som gode læringsmuligheder frem for årsag til straf?
Acies havde allerede arbejdet med feedbackkultur og kommunikation i flere år, men ønskede at blive mere konkrete og systematiske. Derfor valgte virksomheden at gennemføre en måling af psykologisk tryghed baseret på Amy Edmondsons fire domæner:
- Villighed til at hjælpe: Medarbejdere skal føle, at de kan regne med støtte og assistance fra hinanden, hvilket opbygger tryghed.
- Holdning til risiko og fejl: Fejl behandles som læringsmuligheder frem for årsag til straf, hvilket opmuntrer til ærlighed og innovation.
- Inklusion & diversitet: Forskelligheder værdsættes aktivt, og alle medarbejdere skal føle sig inkluderet og respekteret.
- Åbne samtaler: Der skabes en kultur for åben dialog, hvor problemer, bekymringer og ideer deles proaktivt.
Målingen viste både styrker og forskelle på tværs af organisationen og gav et fælles udgangspunkt, der gjorde det muligt at målrette indsatsen og tale om trivsel og diversitet på et mere oplyst grundlag.
Arbejdet blev fulgt op af fire fælles workshops for hele virksomheden, kombineret med konkrete opgaver til den enkelte medarbejder og teams mellem workshops. Fokus var hele tiden på at gøre indsatserne lavpraktiske og anvendelige.
”Det skulle ikke være for akademisk eller fancy. Det skulle være noget, vi faktisk kunne bruge mandag morgen. F.eks. fandt vi ud af, at det var bedre at arbejde med eksperimenter i stedet for forandringer, da ordet ”eksperiment” er ufarligt. Med et eksperiment kan man aftale, hvad man vil prøve af, hvornår man evaluerer, og hvad der skal til for, at det er en succes – og hvis det ikke virker, kan man rulle det tilbage,” fortæller Steffen Vester.
Prøv dette: Laver I eksperimenter eller forandringer? Næste gang I skal i gang med en forandring i teamet, så prøv at italesætte det som et eksperiment, hvor man i fællesskab aftaler, hvad man vil prøve af, hvad man forventer at forbedre med det, hvornår man evaluerer, og hvad der skal til for, at det er en succes – og hvordan man kan rulle det tilbage, hvis det ikke virker.
Et andet vigtigt resultat var udviklingen af et fælles sprog i organisationen. Når alle har de samme referencerammer, bliver det nemmere at tage fat i det, der er svært.
Et eksempel, som Steffen Vester fremhæver, er metaforen om “dansegulvet og balkonen”. Et billede på, hvornår nogle fordyber sig ned i en detalje (er gået på dansegulvet), mens resten af teamet blot ser passivt til udefra (står på balkonen).
”Jeg har til flere møder oplevet nogle sige: Hold da op, I to er da godt nok på dansegulvet lige nu. Altså hvor man med et smil fortæller, at der måske er to, der er gået lidt for meget ned i en ivrig diskussion og har glemt resten af teamet, uden at det bliver personligt eller konfliktskabende,” siger han.
Fik hjælp udefra og er nu klar til næste skridt
Det grundige arbejde med workshops, teamopgaver og individuelle opfølgninger koster ikke bare tid, men også penge. Derfor var det en stor hjælp, at de kunne søge økonomisk støtte gennem Velliv Foreningen.
”Vi havde nok ikke gennemført forløbet i så grundig en form, hvis ikke vi havde fået økonomisk støtte. Heldigvis var selve ansøgningsprocessen til at overskue, så jeg kan varmt anbefale andre virksomheder, der vil forbedre deres trivsel og psykologiske tryghed på arbejdspladsen, at benytte muligheden,” slutter Steffen Vester.
Arbejdet stopper ikke her. Næste skridt for Acies er et nyt forløb med fokus på teamdynamikker og personprofiler, kombineret med individuel sparring hos en erhvervspsykolog.
Målet er det samme som hidtil: At gøre forskellighed til en styrke og give medarbejderne konkrete greb til at samarbejde bedre i en travl hverdag.