Hvordan oplever IT-Branchens medlemmer de dynamiske indkøbssystemer (DIS)? Hvad fungerer, og hvad kunne man godt tænke sig skulle være anderledes?
Det var formålet med en mindre evaluering, der blev sendt ud til flere af IT-Branchens medlemmer, der arbejder med offentlige kunder.
Derfor havde vores Policy Board for Offentlig Digitalisering også inviteret SKI’s markedschef Rasmus Lund Kongsgaard og kundechef Søren Bo Christiansen ind til møde om, for at få en god og konstruktiv dialog om dette.
DIS fungerer, men det er ikke problemfrit endnu
Evaluering og dialogen på mødet viste med al, hvordan leverandørerne oplever rent faktisk at bruge aftalerne.
Blandt andet svarede 55% af de adspurgte i evalueringen, at DIS i meget høj grad/høj grad understøttede konkurrencen på markedet. Ligesom ca. 50% svarede, at DIS i meget høj/høj grad gav mulighed for at tilbyde nye og eksisterende services til nye kunder og markeder.
”Selvom der ikke kun er positive tilbagemeldinger på brugen af de dynamiske indkøbssystemer, så er en vigtig konklusion at aftalerne på lange stræk faktisk understøtter det formål, som de blev sat i verden for: Nemlig at gøre det nemmere for flere leverandører at byde sig til, og derigennem øge konkurrencen via en koordineret markedsplads,” udtaler Asbjørn William Ammitzbøll Flügge, politisk chefkonsulent i IT-Branchen.
Kvalitet kontra pris: En svær balance
På mødet afslørede dialogen dog også, at der kan være nogle udfordringer med de dynamiske indkøbssystemer.
En af tilbagemelderingerne blandt leverandørerne var frygten for, at pris i nogle tilfælde vægtes for højt i forhold til kvalitet – specielt hvis der kommer enormt mange tilbud. Det oplevede mange leverandører især slog igennem på aftale 02.14 It-konsulenter.
Omvendt viser SKIs egne data, at der på tværs af aftaler typisk er mellem 3-4 tilbud pr. indkøb, hvilket indikerer, at der faktisk er en fornuftig konkurrencesituation.
SKI: Vi kan forbedre processerne
En anden udfordring, som it-leverandørerne oplever, er, at motivationsdelen i tilbuddene vurderes forskelligt fra kunde til kunde. Nogle lægger stor vægt på motivationen, mens andre primært fokuserer på CV og dokumenteret erfaring.
Fra SKI’s var man da også opmærksom på, at processerne omkring DIS kan gøres mere intuitive og gennemsigtige.
Ifølge Rasmus Lund Kongsgaard oplever SKI dog, at når en ordregiver først har gennemført sit første udbud via DIS, så bliver de efterfølgende udbud lettere. Kundechef i SKI, Søren Bo Christiansen, understregede samtidig, at hvis man som leverandør til et udbud er i tvivl, så skal man endelig række ud til SKI’s supportfunktion.
Fremtiden ser lys ud for DIS
Til trods for de udfordringer, som blev rejst på mødet, var der bred enighed om, at DIS er kommet for at blive. For de dynamiske indkøbssystemer giver en fleksibilitet, som mange ser som en fordel sammenlignet med de traditionelle rammeaftaler.
Fra SKI’s side har man også en forventning om, at der løbende komme flere udbud på DIS, som leverandører kan byde på i takt med, at der kommer flere aftaler på, og efterhånden som flere offentlige myndigheder får erfaring med at lave udbud via de dynamiske aftaler.
Hvis du vil vide mere
Er du nysgerrig på, hvad der ellers blev diskuteret på mødet, eller hvis du kunne tænke dig høre mere om, hvad der sker i Policy Boardet for Offentlig Digitalisering – måske ligefrem deltage i det, så skal du blot tage fat i Asbjørn William Ammitzbøll Flügge.
Hvis man vil vide mere om de dynamiske indkøbssystemer, så afholder SKI et ERFA-møde om aftale 02.14 It-konsulenter den 26. marts i DGI-byen. Her vil de indsamlede erfaringer og forslag til forbedringer blive yderligere drøftet.
FAKTABOKS – Dynamiske Indkøbssystemer (DIS)
Et dynamisk indkøbssystem (DIS) er en elektronisk udbudsproces og et godt alternativ til SKI’s traditionelle rammeaftaler. Men i modsætning til mere traditionelle udbud, hvor man vælger en eller flere faste leverandører i en bestemt tidsperiode eller i forhold til en specifik løsning, skal DIS mere ses som en form for markedsplads, hvor kunder og leverandører løbende kan mødes og handle.
En anden forskel fra traditionelle rammeaftaler og DIS er, at It-leverandører løbende optages på de dynamiske indkøbssystemer, hvilket understøtter konkurrencen bl.a. fordi det løbende giver leverandørerne mulighed for at præsentere og levere nye produkter f.eks. indenfor software og services.
