Med over 16.000 forskellige varer på lager, og som sælger af trælast, bygnings- og byggemarkedsprodukter, bliver der hver dag sendt utallige ordrer og ordrebekræftelser mellem Bygma og dens mange leverandører.
Det kræver, at forløbet kører glat og problemfrit, når der afgives en ordre. Ellers kan det mærkes i både Bygmas forretningsenheder og af kunderne.
Tidligere betød det, at de ordreansvarlige omhyggeligt skulle kontrollere, notere og sikre, at de havde de rigtige varer i de rigtige mængder, og at leveringstiden var som ønsket.
Var der fejl på dette, resulterede det nemlig ofte i dyre ekspresleveringer med lastbil.
BYGMA: Digital ordrehåndtering gav gevinster på flere fronter
Derfor valgte Bygma at undersøge mulighederne for at kunne udveksle data elektronisk med både kunder og leverandører.
Forventningerne var, at der kunne opnås både økonomiske og tidsmæssige gevinster ved automatisering af processer, og at de bl.a. med hurtigere håndtering af fakturaer samtidig kunne yde bedre service i forhold til kunder og leverandører.
Løsningen var et automatiseret ordrehåndteringssystem, der selv sammenlignede de afgivne ordrer med ordrebekræftelserne.
Hvis alt er korrekt, glider de automatisk videre i systemerne, bogføres og lagerføres.
Er der afvigelser, bliver den ordreansvarlige gjort opmærksom på dem i prioriteret rækkefølge, så fejlene kan fikses med det samme.
Det digitale ordrehåndteringssystem har ikke kun sørget for færre fejl og ekspresleveringer, men har også sikret, at Bygma proaktivt kan arbejde med den information, der præcist bliver delt mellem sælger, lager og ekspedition.
Fakturahåndteringen er også blevet mere effektiv, og bilag bliver nu behandlet og håndteret tidligere, samtidig med at kvaliteten af bilagene er forbedret.
Dette har ført til en mere effektiv hverdag hos Bygma, hvor medarbejderne i højere grad kan koncentrere sig om, hvad der er vigtigst – og i sidste ende kan det, udover på den økonomiske gevinst, også mærkes i forhold til mere velorienterede, tilfredse og glade kunder.
I den konkrete case bruger Bygma en ordrehåndteringsløsning fra D.U.C.
Flere digitale cases til fra IT-Branchen