Man kan hurtig være tilbøjelig til at skrue op for mængden af e-mails, når vil kommunikere med kollegaer, kunder og partnere hjemmefra. Ofte er det mest effektivt dog at benytte dedikerede online løsninger som f.eks. Skype, Microsoft Teams, Webex og Slack.
Via disse kan man typisk indkalde til både interne og eksterne møder direkte fra løsningen selv eller også er den indarbejdet i ens mailsystem som f.eks. Outlook, hvor man bare kan indkalde til et virtuelt i stedet for et fysisk møde.
Næsten alle løsninger til online møder giver også god mulighed for at dele dokumenter og præsentationer med hinanden. Det er dog en god ide på forhånd at aftale, hvem der deler sit skrivebord/dokumenter, og hvem der evt. påtager sig sekretærrollen – så det kun er én person, der foretager ændringer i et dokument.
Og så er det godt at have styr på lyden, inden man går i gang med mødet. Sørg for at indstille om lyden skal komme ud af din computers højtaler, eller om du vil have lyden i dit headset.
God etikette og mødetips
Et online møde er ikke helt det samme som et fysisk møde, og derfor er det godt at overholde den virtuelle mødeetikette. Vidste du f.eks., at møder med video er mere produktive, fordi deltagerne så ikke multitasker under mødet?
- Hold dit kamera tændt under møder
Vi mennesker aflæser utroligt meget ud fra ansigtsudtryk, mimik og reaktioner. Det er ikke anderledes i onlinemøder. Så husk altid kameraet. - Sluk din mikrofon, hvis du ikke taler
Placer din mikrofon et stykke under din mund og sluk for mikrofonen, hvis du ikke har noget at sige. Tænd først når du ønsker at bidrage, og husk at fortæl, at det er dig, der taler. - Tag noter under mødet
Det kan være vigtigt, at jeres beslutninger dokumenteres. Så vælg en til at tage noter og evt. rette i de dokumenter, som I gennemgår. - Brug mødechat sideløbende med videomødet
Flere løsninger har mulighed for at have en mødechat kørende samtidig med videomødet. Det kan f.eks. bruges til spørgsmål, links eller kommentarer til mødet. - Optag og del
Hvis det er muligt, kan det være en god ide at optage mødet, så man kan dele det med evt. fraværende kollegaer.