Hvornår skal en opgave i udbud?

En opgave skal som udgangspunkt i udbud, hvis prisen overstiger et vist beløb.

EU udbud vil sige, at opgaven vises på en offentlig EU-portal, og at virksomheder fra hele EU har mulighed for byde på opgaven.

Er det staten, der ønsker at få løst en it-relateret opgave, skal den normalt i EU udbud, hvis kontraktsummen er på over 1.006.628 kr. eller 596.520 kr., hvis der er tale om en delydelse.

Handler det om regionale, kommunale og offentligretlige organer, skal opgaven normalt i EU udbud, hvis kontraktsummen er på over 1.558.409 kr. eller 596.520 kr., hvis der er tale om en delydelse.

Beløbsgrænserne for EU udbud, også kaldet tærskelværdier, bliver løbende opdateret. Ovenstående beløbsgrænser gælder til og med 2017.

Hvis en opgave ligger under tærskelværdien, skal ordregiver sikre sig at indkøbet foregår på markedsmæssige vilkår. Det kan eksempelvis gøres ved at indhente tre tilbud eller ved at gennemføre en markedsafdækning og på den baggrund indhente et tilbud.

Procedurer ved udbud

Når en offentlig instans vælger at sætte en opgave i udbud, kan de vælge forskellige typer procedure for at gennemføre deres udbud. Alt efter proceduren vil man opleve et lidt forskelligt forløb.

De to mest brugte udbudsprocesser er Offentligt Udbud og Begrænset Udbud. Ved begge typer vil man typisk have mindst 30-35 dage fra at udbuddet offentliggøres til at komme med sit tilbud eller hvis det handler om begrænset udbud at sende en ansøgning om at kunne få lov til at komme med et tilbud.

To mere dialogbaserede udbudsformer er Udbud med forhandling og Konkurrencepræget dialog. To udbudsformer hvor parterne løbende forhandler eller har dialog om, hvordan det endelige tilbud skal se ud.

Efter tilbuddene er givet, og deadline er nået, vil der typisk gå 10-15 dage inden vinderen af udbuddet offentliggøres.

Du kan læse mere om de forskellige procedure og tidsfrister i vejledningen på Udbudsportalen, og kan altid søge på eksisterende udbud via UdbudsVagten.dk eller Udbud.dk.

Hvornår må jeg gå i dialog?

Den nye udbudslov trådte i kraft 1. januar 2016, og her blev der i høj grad sat fokus på muligheden for at indgå i dialog både før, under og efter et udbud.

Ideen med dialog er, at kravspecifikationen skal ramme mere plet i forhold til, hvad markedet rent faktisk kan levere, og at man efterfølgende har større mulighed for at tilpasse løsningen gennem dialog og forhandling.

IT-Branchen anbefaler da også, at man går i tæt dialog med den pågældende offentlige myndighed under hele forløbet.

Mere information og vejledning

I forbindelse med den nye udbudslov har IT-Branchen og Statens It-råd udarbejdet et kodeks for samarbejde om offentlige it-projekter ligesom vi har lavet fem gode råd til den gode dialog.

Du kan læse mere om selve udbudsloven på Konkurrence- og forbrugerstyrelsens hjemmeside ligesom der også findes en god vejledning på BedreUdbud.dk.

Som medlem af IT-Branchen er man også altid velkommen til at kontakte vores udbudsjurist, Louise Høgh von der Heide, loh@danskerhverv.dk.