Når man som virksomhed ikke vinder et tilbud, er der en tendens til straks at kigge på, om det skyldes, at prisen var for høj.
Prisen spiller naturligvis en væsentlig rolle i alle tilbud, men det er ofte på helt andre parametre, at virksomhederne fejler i deres tilbudsproces.
”Først og fremmest er der alt for mange virksomheder, der ikke har fokus nok på det langsigtede salgsarbejde. Og så ser vi ganske tit, at selve tilbudsskrivningen ikke følger en veldefineret proces,” udtaler Frederik Lam, Direktør hos Shipley.
Salgsfokus og tilbudsprocessen halter ofte
Gennem snart 45 år har Shipley hjulpet virksomheder med bl.a. at optimere deres salgs- og tilbudsprocesser og deres erfaring er, at alt for få virksomheder er proaktive og opsøgende nok inden selve udbuddet offentliggøres.
Sat lidt på spidsen oplever Shipley, at alt for mange virksomheder sidder og venter på, at telefonen ringer eller at udbuddet offentliggøres på en hjemmeside, før de kommer i arbejdstøjet.
”Hvis man ikke har fingeren på pulsen og løbende indsamler informationer, så er det en udfordring at forstå kundens forretning og de bekymringer, der ligger bagved et udbud. Og så ender man blot med at aflevere en slags brochure om ens virksomhed i stedet for levere et tilbud, der rent faktisk er målrettet den specifikke kundes behov,” siger Frederik Lam.
Samtidig definerer og styrer virksomhederne ikke deres tilbudsproces professionelt nok, og dermed kommer der ikke styr på tilbuddets grundlæggende indhold, opbygning og struktur, hvilket efterfølgende kan aflæses i svingende tilbudskvalitet.
”Alt for ofte afholder man et hurtigt internt kickoff umiddelbart efter udbuddets offentligørelse, hvor man uddeler opgaver og kapitler til diverse personer i virksomheden. Et par uger senere mødes man så lige for at sætte de forskellige dele og priser sammen til et enkelt dokument. Men det slet ikke nok, hvis man vil skrive det vindende tilbud,” forklarer Frederik Lam.
Få styr på strategien og strukturen
Tilbudsskrivningen er ofte en kompleks størrelse, hvor der sagtens kan være mange bidragsydere ind over de forskellige dele af tilbuddet.
Når man så samtidig måske blot har en måned til at skrive det i, kræver det planlægning, disciplin og en klar strategi, hvis man skal nå at levere et vindende tilbud.
Frederik Lam har derfor følgende konkrete råd til, hvordan man kan ende med et vindende tilbud:
- Forstå kundens virkelighed og udfordringer. Indhent viden og gå i dialog med kunden – helst inden selve udbuddet er offentliggjort. Husk at måle sælgerne på langsigtede KPI’er, så det kan betale sig at gøre en salgsindsats overfor kunderne – selvom det måske tager 1-2 to år før projektet bliver til noget. Omsæt viden om kunden til en konkret salgsstrategi for tilbuddet.
- Beslut dig på forhånd. Inden man begynder at skrive, skal man beslutte, hvad det er for en tilbud man ønsker at ende ud med. Hvilket indhold skal tilbuddet have, eksempelvis i forhold til den løsning, man vil tilbyde, hvad prisen skal være, og hvilken strategi man vil vælge, for at kunne vinde tilbuddet. Planlæg udformningen af tilbuddet inden skrivning, således at det endelige tilbud kommer til at afspejle det vedtagne indhold.
- Look & feel betyder noget. Det færdige tilbud skal have samme professionalisme, som ens endelige løsning vil have. Læg en struktur for hele tilbuddet og for de enkelte kapitler. Sørg for at få de vigtigste pointer først i et kapitel, brug en grafiker til at lave grafer og illustrationer – og brug tid på at kontrollere stavning og kommaer.
Når hele dokumentet er samlet, er det vigtigt, at det læses igennem, så man sikrer, at det også fungerer som ét samlet og velskrevet tilbud, der løser kundens forretningsbehov.
Få hjælp til dit næste tilbud
Shipley kan fremvise en gennemsnitlig winrate på 82 % af de tilbud, som de har været inde over, og derfor har IT-Branchen indgået en samarbejdsaftale med dem.
Det betyder, at alle vores medlemmer får 10 % rabat på både åbne og lukkede virksomhedskurser i tilbudsskrivning.
Du kan altid læse mere om tilbud og rabatter til vores medlemsvirksomheder.