Hvad er en god udviklingssamtale?

Er medarbejderudviklingssamtalen (MUS’en) et værdifuldt værktøj, eller er det bare noget, der hurtigt skal overstås den ene gang om året?

Januar og februar er typisk der, hvor mange ledere afholder MUS med deres medarbejdere, og hvor man bliver enige om årets KPI’er. Men giver MUS’en overhovedet værdi eller bliver aftalerne ofte glemt ugen efter?

”MUS’en bygger den nødvendige bro mellem virksomhedens strategiske behov og medarbejdernes egne karriereønsker. Skal man gøre virksomheden klar til forandring, skal man jo også sørge for, at virksomhedens kompetencer er klar til rejsen,” udtaler Joachim Langagergaard, Markedsdirektør og partner i Musskema.dk, der specialiserer sig i den gode udviklingssamtale.

Faktisk bliver MUS’en vigtigere og vigtigere. Især i it-virksomheder, hvor udviklingen går så stærkt at der hele tiden er brug for at aligne dagligdagens opgaver med strategien.

Samtidig skriger virksomhederne efter dygtige it-specialister, og man skal derfor være dygtigt til at holde på sine medarbejdere og sikre, at de får de rigtige udviklingsmuligheder. Ellers forsvinder de bare.

”Udviklingshastigheden, efterspørgselen på medarbejdere, og det, at der er kommet flere selvkørende teams og medarbejdere i virksomhederne, gør, at det er vigtigt, at man flere gange om året når at stoppe op og tjekke, om man er på vej den rigtige vej,” siger Joachim Langagergaard.

Sådan sikrer du en god MUS

Uanset hvordan selve udviklingssamtalen er gået, viser værdien af MUS’en sig dog først rigtigt i den daglige dialog omkring i de aftaler, man indgik under mødet.

“Hvis MUS’en er en del af den daglige hverdag, så er det faktisk det bedste resultat. For lederen skal hver dag støtte medarbejderen i at nå målene, og medarbejderen skal altid have fokus på virksomhedens retning i sin prioritering,” fortæller Dennis Green-Lieber CEO & Co-Founder i Duuoo, der udvikler ledelsesværktøjer til bl.a. MUS-samtaler.”

Lederen skal, ifølge Dennis Green-Lieber, derfor sikre sig, at medarbejderen bliver hørt under udviklingssamtalen og løbende afstemme forventningerne, så udviklingsbehovet hos den enkelte medarbejder også afspejler virksomhedens strategi og retning

For medarbejderen er det vigtigt at få styret forventningerne til samtalen og sikre, at der efterfølgende følges op på aftalerne.

Forberedelse, retning og opfølgning

”Først og fremmest kræver en god samtale forberedelse. Ellers starter man på et alt for lavt niveau, og ender med at bruge tiden på tom snak. Bliv derfor enig om en agenda og sæt forventningerne inden mødet. Og tænk så over, hvor skoen trykker, så man kan skabe en forandring,” siger Joachim Langagergaard.

Både Joachim og Dennis anbefaler, at man bruger skemaer til at forberede sig, så man sikrer, at man kommer rundt om de nødvendige steder.

Under mødet er det vigtigt, at man holder agendaen og visionen fast, samt at man sikrer ejerskab om aftalerne fra begge parter.

”Det er vigtigt, at både lederen og medarbejderen går derfra med et ejerskab og en klar aftale om, hvad de hver især skal tilbage og gøre. Begge parter skal føle, at den anden tager samtalen og aftalerne seriøst,” forklarer Dennis Green-Lieber.

Hvor tit man følger op på mål og aftaler, kan være individuelt. Bare man er enig om, hvor ofte det skal gøres.

”MUS’en er lidt ligesom et ægteskab. Skal det holde, er det ikke nok, at det bare var godt på bryllupsdagen. Man skal løbende følge op. Ellers ender det i en katastrofe, hvor man smækker med døren og går hver til sit,” siger Dennis Green-Lieber.

Derfor kan en MUS gå galt

En af de største farer ved en MUS er, hvis man blot afholder den, fordi man skal. Det gør den ligegyldig allerede inden, der er gået i gang. Og det er synd, da det netop er ved udviklingssamtalerne, man kan forandre og flytte både virksomheden og medarbejderne.

”Man skal ikke holde mussamtalen blot for medarbejderens skyld. Det er noget man også gør for at udvikle og sikre ens strategiske kompetencer, så virksomheden kan flytte sig i den rigtige retning og opnå succes, ”udtaler Joachim Langagergaard.

En anden faldgrube er under selve samtalen, hvor ufokuseret snak eller meget personlige spørgsmål kan fylde for meget.

”Tomgangssnak er en af de største faldgruber ved MUS’en, da det kan få samtalen til at ende som et vandløb uden afløb. Samtidig kan samtalen nogle gange godt få en intimt præg, men som leder skal man passe på ikke at blive personalepsykolog eller coach. Det er ikke ens opgave under MUS’en,” forklarer Joachim Langagergaard.

Efter samtalen kan der ofte ske det, at der ikke følges op på aftalerne, og dermed bliver hele udviklingssamtalen ligegyldig. Både Joachim og Dennis anbefaler derfor, at have et skema eller en plan klar, der sørger for, at der også følges op.

F.eks. kan man sørge for, at alle aftaler medfølges af en reminder til begge parter.

”Man skal også huske at tage højde for ens yngre medarbejdere, der er mere vant til umiddelbar og konstant feedback gennem f.eks. Instagram og Snapchat. Den forventning tager de med ind på arbejdspladsen, og for dem vil det være helt uacceptabelt at få halvårlig eller årlig feedback,” slutter Dennis Green-Lieber.

Få hjælp til udviklingssamtalen og HR-spørgsmål

Vil du have mere inspiration og hjælp til den gode udviklingssamtale, kan du altid kontakte Musskema.dk og Duuoo.

Har du spørgsmål vedrørende de mere juridiske aspekter, kan du som medlem altid gratis benytte vores HR-rådgivere.